การจัดทำขีดความสามารถ

สมิต สัชฌุกร*
------------------------------------------------

ในทางราชการนิยมแปล “Competency” ว่าสมรรถนะ แต่ในทางธุรกิจมักจะใช้คำว่า “ขีดความสามารถ” เพื่อให้ต่างจากคำว่า “ความสามารถ” ที่ตรงกับภาษาอังกฤษว่า Ability

มีการนำเรื่องขีดความสามารถมาเป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน ผู้ซึ่งเผยแพร่เรื่อง Competency ให้ได้ศึกษาและนำมาประยุกต์ใช้อย่างกว้างขวาง คือ อ.ธำรงศักดิ์ คงคาสวัสดิ์ ผู้เขียนหนังสือเรื่อง “เริ่มต้นอย่างไร เมื่อจะนำ Competency มาใช้ในองค์กร” และ “Competency ภาคปฏิบัติ เขาทำกันอย่างไร”

หลายหน่วยงานที่จัดทำ ยึดความสามารถด้วยวิธีลัดก็ได้ใช้ Competency Dictionary เป็นตัวแบบ (Template) และบางแห่งก็ใช้การคัดลอกจากพิมพ์เขียว (Blue print) ซึ่งน่าจะเป็นพิมพ์สีน้ำเงินตามศัพท์ในภาษาอังกฤษ ถือได้ว่าเป็นการเร่งรัดเกินไปที่จะก้าวข้ามความเข้าใจพื้นฐานของ Competency

ดังนั้นรายการทบทวนเรื่อง “การจัดทำขีดความสามารถ” นี้จึงมุ่งให้มีการตรวจสอบให้การจัดทำขีดความสามารถเป็นกระบวนการและมีขั้นตอนการปฏิบัติ อย่างเป็นระบบเพื่อความถูกต้องสมบูรณ์ ของขีดความสามารถที่จะนำไปปฏิบัติได้สะดวก ในรูปแบบของ Competency-based Management ตามรายการทบทวน ดังนี้

 

ความเข้าใจเรื่องขีดความสามารถ

1. ทำความเข้าใจแนวคิดเกี่ยวกับขีดความสามารถ

2. ทำความเข้าใจในเรื่องความรู้ที่จำเป็นและเกี่ยวข้อง

3. ทำความเข้าใจทักษะที่จำเป็นต้องมี

4. ทำความเข้าใจคุณลักษณะที่เหมาะสมของบุคคล

5. พิจารณาถึงเป้าหมายของขีดความสามารถที่จะสามารถปฏิบัติงานให้ประสบความสำเร็จ

6. พิจารณากำหนดประเภทของขีดความสามารถเท่าที่เหมาะสมและจำเป็น

7. ไม่ควรกำหนดให้มีประเภทของขีดความสามารถมากจนเกิดสับสน

 

การหาขีดความสามารถหลัก

8. พิจารณากำหนดให้มีขีดความสามารถหลักที่พนักงานทุกคนต้องมี

9. ผู้บริหารสูงสุดแสดงออกถึงการสนับสนุนในการกำหนดให้มีการหาขีดความสามารถ

10. ผู้บริหารทุกระดับร่วมในการขีดความสามารถหลัก

11. ไม่มีการจ้องจับผิดในการหาขีดความสามารถหลัก

12. ส่งเสริมให้มีความคิดเชิงบวกต่อการกำหนดขีดความสามารถหลัก

13. ต้องได้ผู้บริหารสูงสุดเป็นประธานคณะกรรมการพัฒนาระบบขีดความสามารถ

14. มีผู้จัดการฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นเลขานุการคณะกรรมการฯ

15. มีผู้จัดการฝ่ายตามสายงานเป็นคณะกรรมการฯ

16. มีการให้ความรู้ ความเข้าใจกับคณะกรรมการฯ อย่างสมบูรณ์ครบถ้วน

17. ฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจระบบอย่างถ่องแท้ด้วยการประชุมเชิงปฏิบัติการ

18. คณะกรรมการพัฒนาระบบขีดความสามารถ จัดให้มีการร่วมคิด กำหนดขีดความสามารถหลัก

19. คณะกรรมการฯ ให้นิยาม หรือคำจำกัดความขีดความสามารถหลักแต่ละตัว

20. พิจารณากำหนดระดับความคาดหวังของขีดความสามารถหลักให้ชัดเจน

 

การหาขีดความสามารถเฉพาะตำแหน่ง

21. ทำความเข้าใจความหมายของขีดความสามารถเฉพาะตำแหน่งให้ชัดเจน

22. เน้นขีดความสามารถที่เฉพาะเจาะจงของแต่ละตำแหน่งอย่างเป็นรูปธรรม

23. จัดแบ่งกลุ่มงาน ซึ่งเป็นไปตามหน้าที่ในหน่วยงาน

24. ระบุหน้าที่งานที่จะหาขีดความสามารถเฉพาะตำแหน่ง

25. จัดประชุมเชิงปฏิบัติการ หน่วยงานต่างๆ ระดมความคิดเพื่อค้นหาขีดความสามารถเฉพาะตำแหน่ง

26. คัดเลือกพนักงานที่รู้งานดี มีความเข้าใจเป็นตัวแทนความคิดในแต่ละระดับเข้าร่วมประชุมระดมความคิด

27. พยายามส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในทุกระดับ

28. จัดทำแบบพิมพ์วิเคราะห์หาขีดความสามารถเฉพาะตำแหน่ง

29. ส่งแบบพิมพ์วิเคราะห์หาขีดความสามารถเฉพาะตำแหน่ง ให้ผู้เข้าประชุมศึกษาล่วงหน้า

30. ประชุมอธิบายการใช้แบบพิมพ์เพิ่มเติม

31. นำงานและความรับผิดชอบตามใบพรรณนาลักษณะงาน (Job Description) ที่เป็นปัจจุบันมาเขียนลงในแบบพิมพ์

32. ให้ผู้เข้าประชุมร่วมกันคิดและอภิปรายความเห็นว่าในงานและความรับผิดชอบต้องการขีดความสามารถใดที่จะทำให้งานประสบความสำเร็จ

33. ใช้แนวทางการพิจารณาขีดความสามารถในเรื่องความรู้ ทักษะและคุณลักษณะที่จะทำให้สามารถปฏิบัติงานในตำแหน่งประสบความสำเร็จ

34. ไม่กำหนดจำนวนข้อของขีดความสามารถเฉพาดตำแหน่งมากเกินไป

35. ให้นิยาม หรือคำจำกัดความของขีดความสามารถเฉพาะตำแหน่งแต่ละข้อให้เข้าใจชัดเจน

36. กำหนดระดับความคาดหวังในแต่ละระดับของตำแหน่งงานให้เป็นที่เข้าใจตรงกัน

 

การประเมินขีดความสามารถเป็นรายบุคคล

37. จัดทำแบบประเมินขีดความสามารถ

38. แบบประเมินมีส่วนประกอบ ได้แก่ ขีดความสามารถหลักและขีดความสามารถเฉพาะตำแหน่ง

39. แต่ละหัวข้อประเมินมีนิยามและระดับตำแหน่ง ระดับขีดความสามารถและระดับที่คาดหวัง

40. มีการลงชื่อผู้ประเมินและผู้ได้รับการประเมิน

41. ก่อนมีการประเมินขีดความสามารถได้จัดให้มีการประชุมชี้แจงทำความเข้าใจ แนวคิด แบบประเมินและวิธีการประเมิน เพื่อให้ได้รับผลการประเมินที่ถูกต้อง

42. ประชุมตกลงรอบ หรือระยะเวลาในการประเมินขีดความสามารถให้เหมาะสมกับองค์กร

 

การนำผลการประเมินขีดความสามารถไปใช้

43. นำผลการประเมินขีดความสามารถไปใช้ประโยชน์ในเรื่องการกำหนดคุณสมบัติ เพื่อการว่าจ้างให้เหมาะสม

44. นำผลการประเมินขีดความสามารถไปใช้ในการจ่ายค่าตอบแทนการโยกย้ายตำแหน่ง หรือการเลื่อนชั้น

45. นำผลการประเมินขีดความสามารถไปคำนวณหาช่องว่างของขีดความสามารถ (Competency Gap)

46. นำผลการประเมินขีดความสามารถไปพัฒนาบุคลากร

47. นำผลการประเมินขีดความสามารถไปพิจารณาหาความจำเป็นในการฝึกอบรม

48. นำผลการประเมินขีดความสามารถไปจัดทำหลักสูตรการฝึกอบรม

 

ข้อควรคำนึงและข้อพึงระวัง

49. การนำระบบขีดความสามารถมาใช้ ต้องได้ได้รับการอนุมัติจากผู้นำสูงสุดขององค์การด้วยความเข้าใจและเห็นประโยชน์อย่างแท้จริง

50. การเริ่มต้นจัดทำขีดความสามารถ ต้องให้ความรู้ ความเข้าใจและเกิดการยอมรับในหมู่ผู้บริหารทุกระดับ

51. ต้องมีการตรวจสอบ คัดกรอง ก่อนนำไปใช้อย่างรอบคอบ

52. การนำขีดความสามารถเฉพาะตำแหน่งไปใช้ต้องผ่านการพิจารณาและให้ความเห็นชอบ ทั้งผู้บังคับบัญชา ผู้ดำรงตำแหน่งและผู้ร่วมงานที่ทำงานร่วมกับผู้ดำรงตำแหน่ง

53. การทำความเข้าใจในระบบขีดความสามารถ จะต้องทำทุกวิถีทางให้เกิดการเรียนรู้ในหมู่พนักงานทุกระดับอย่างทั่วถึง

54. การติดตามและประเมินผลการใช้ระบบขีดความสามารถเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อปรับปรุงให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์และยุทธศาสตร์ทางการบริหารจัดการขององค์กร

 

หากได้ทบทวนตามรายการที่กล่าวมาข้างต้นจะช่วยไม่ให้ตกหลุมพรางของการนำระบบขีดความสามารถมาใช้แบบครึ่งๆ กลางๆ และเกิดปัญหาตามมาภายหลัง

 

------------------------------------------------------

 

*สมิต สัชฌุกร ผู้เชี่ยวชาญ ด้าน HR 
จบการศึกษา จากคณะนิติศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้รับรางวัลศิษย์เก่าดีเด่น จากทั้งธรรมศาสตร์ (2549) และจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (2539)
ประสบการณ์การทำงาน ท่านทำงานมาหลากหลาย หน้าที่ เช่น อาจารย์ประจำคณะนิเทศศาสตร์ จุฬาฯ หัวหน้าส่วนพัฒนาบุคคล และฝึกอบรม ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด ประธานกรรมการบริษัท แมเนจเม้นท์ลิงค์ จำกัด
ด้านกิจกรรมทางสังคมและวิชาชีพ เป็นนายกสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย นายกสมาคมพัฒนาบุคคลและวิชาชีพ นายกวาทสมาคมแห่งประเทศไทย และอุปนายกสมาคมนักประชาสัมพันธ์แห่งประเทศไทย