การให้คำปรึกษาแนะนำ

สมิต สัชฌุกร*
---------------------------------------------------

            การให้คำปรึกษาแนะนำเป็นบทบาทของผู้บังคับบัญชาทุกคน ทุกระดับ เพราะการให้คำปรึกษาเป็นการให้ความช่วยเหลือที่ผู้บังคับบัญชาพึงมีให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีทางเลือก อันจะช่วยให้ได้นำไปพิจารณาหาทางออกในการแก้ปัญหาต่างๆ

            การให้คำปรึกษา เป็นบริการที่ช่วยให้เกิดสัมพันธภาพที่ดีระหว่างผู้ให้คำปรึกษากับผู้รับคำปรึกษา เป็นบริการที่มีต้นทุนน้อยแต่ให้ผลสูง เพราะการให้คำปรึกษาเป็นการใช้ทุนในเรื่องเวลา แค่คนนำคำปรึกษาไปใช้ประโยชน์ก็มีค่ามากมายหลายประการ ทั้งอาจมีค่ามากกว่าการให้ทรัพย์สินเงินทองในหลายกรณี

            บางหน่วยงานออกร้านในงานต่างๆ ไม่มีสิ่งของแจกแก่ผู้มาชมงานนิทรรศการ แต่จัดให้มีบริการให้คำปรึกษาแนะนำ อันเป็นประโยชน์จากผู้ทรงคุณวุฒิ ซึ่งมีความเชี่ยวชายเฉพาะด้าน ก็ทำให้ผู้มาใช้บริการมีความรู้สึกที่ดี มีความประทับใจ เพราะได้ประโยชน์เป็นแนวทางแก้ปัญหาได้

            การให้คำปรึกษาโดยทั่วไปจะทำให้ผู้รับคำปรึกษารู้จักและเข้าใจตนเอง รับรู้ความเป็นไปในสังคมและสถานการณ์แวดล้อมอย่างถูกต้อง แทนที่จะยอมจำนน เพราะมองเห็นแต่ทางตันของปัญหาและตัดสินใจคิดแก้ปัญหาด้วยการทำร้ายตนเอง หรือที่เรียกกันว่า “คิดสั้น”

            สภาวะแวดล้อมทางเศรษฐกิจและสังคมมีความยุ่งยากซับซ้อนมากขึ้น ผู้บังคับบัญชาจึงไม่สามารถหลีกเลี่ยงการให้คำปรึกษา หรือเหนื่อยหน่ายในการให้คำปรึกษาแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา การได้สื่อสารพูดจาหารือ ในการให้คำปรึกษา เป็นโอกาสดีที่จะสร้างความศรัทธาไว้วางใจต่อผู้บังคับบัญชา

 

            รูปแบบการให้คำปรึกษา มีได้ 2 รูปแบบ ได้แก่

            1. การให้คำปรึกษาแบบเป็นทางการ

            2. การให้คำปรึกษาแบบไม่เป็นทางการ

            การให้คำปรึกษาแนะแนวในทางจิตวิทยา ต้องทำโดยผู้มีความรู้เฉพาะทาง คือ นักจิตวิทยา แต่การให้คำปรึกษาทั่วไปในเรื่องที่เกี่ยวกับปัญหาส่วนตัวที่มีผลต่อการทำงานก็อยู่ในวิสัยที่ผู้บังคับบัญชาจะช่วยแก้ปัญหา หรือผ่อนคลายความทุกข์ร้อนของผู้ใต้บังคับบัญชาได้ แม้การรับฟังปัญหาของผู้ใต้บังคับบัญชาก็เท่ากับ ช่วยบรรเทาความทุกข์ของเขาได้ไม่มากก็น้อย

 

            การให้คำปรึกษาอาจเกิดขึ้นใน 2 กรณี ได้แก่

            1. ผู้ใต้บังคับบัญชามีปัญหาและปัญหานั้นอาจเป็นผลให้งานที่เขาปฏิบัติอยู่เสีย ผู้บังคับบัญชาจึงพบพูดจาร่วมคิดพิจารณาหาทางแก้ปัญหาร่วมกัน

            2. ผู้ใต้บังคับบัญชามีความทุกข์ร้อนปัญหาส่วนตัว ตัดสินใจขอคำปรึกษาจากผู้บังคับบัญชา เพื่อให้ช่วยชี้แนะทางออกในการแก้ปัญหา

            ดังนั้นในการให้คำปรึกษาจะต้องมีการทำความเข้าใจและดำเนินการอย่างระมัดระวังให้เหมาะสม แก่กรณี และมีความถูกต้องสมบูรณ์

 

ความเข้าใจในแนวความคิดและความหมาย

1.     ตระหนักรู้ว่าการให้คำปรึกษาเป็นสัมพันธภาพที่ดีระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา

2.     มองเห็นคุณค่าของการให้คำปรึกษาว่าเป็นการช่วยเหลือที่มีความจำเป็น

3.     การให้คำปรึกษาต้องมีความร่วมมือและเข้าใจกันให้การยอมรับซึ่งกันและกัน

4.     ต้องทำให้ผู้รับคำปรึกษารู้จักตนเอง ยอมรับตนเองและรับรู้สังคมให้ถูกต้อง

5.     ทำให้ผู้รับคำปรึกษาสามารถพิจารณาเลือกใช้ด้วยการตัดสินใจที่ฉลาด

6.     ทำให้ผู้รับคำปรึกษาได้นำข้อคิดต่างๆ ไปพัฒนาตนเอง

 

จุดมุ่งหมายของการให้คำปรึกษา

7.     เป็นการเสริมสร้างพัฒนาการส่วนบุคคลและความเจริญด้านจิตใจของผู้บังคับบัญชา

8.     เป็นการช่วยเสริมสร้างวุฒิภาวะทางด้านการปรับตัวทางสังคมของผู้รับคำปรึกษา

9.     เป็นการช่วยให้ผู้รับคำปรึกษามีความตระหนักรู้ตนเองและสามารถรับผิดชอบตนเองได้

10.  เป็นการช่วยให้ผู้รับคำปรึกษากล้าเผชิญกับความจริงที่มีอยู่และมีความเอาใจใส่ต่อผู้อื่นเพิ่มมากขึ้น

11.  เป็นการกระตุ้นให้ผู้รับคำปรึกษานำศักยภาพและความสามารถเฉพาะของตนมาใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำรงชีวิต

12.  เป็นการช่วยให้ผู้รับคำปรึกษารู้จักหน้าที่และความรับผิดชอบที่จะต้องมีต่อตนเอง

13.  เป็นการช่วยให้ผู้รับคำปรึกษาได้ปรับแก้พฤติกรรมของตนให้ถูกต้องเหมาะสม

 

คุณสมบัติของผู้ให้คำปรึกษา

14.  ต้องหมั่นฝึกฝนทักษะการฟังอยู่เสมอ

15.  มีสีหน้าท่าทางเป็นมิตร

16.  ยิ้มแย้มแจ่มใสไม่บึ้งตึง

17.  กิริยาสุภาพเรียบร้อย

18.  น้ำเสียงนุ่มนวลชวนฟัง

19.  มีการทักทายที่เหมาะสม

20.  รู้จักพูดในสิ่งที่ควรพูด

21.  รู้ว่าเมื่อใดควรพูด เมื่อใดควรฟัง

22.  สามารถตั้งคำถามเพื่อให้ได้รับคำตอบอย่างมีจุดมุ่งหมาย

23.  รู้จักพูดให้กำลังใจผู้รับคำปรึกษา

24.  ชอบที่จะช่วยเหลือคน

25.  มีไหวพริบปฏิภาณและช่างสังเกต

26.  มีอารมณ์ขันและรู้จักใช้ไม่มาก ไม่น้อย ถูกจังหวะ

27.  มีความจริงใจในการคิดช่วยเหลือคน

28.  มีความเชื่อว่าทุกปัญหาย่อมมีทางแก้ไข

29.  มีความเข้าใจในความเหมือนและความแตกต่างของคน

30.  มีความกระตือรือร้นในการที่จะช่วยเหลือคนที่มีทุกและปัญหา

 

การศึกและวิเคราะห์ปัญหาในการให้คำปรึกษา

31.  ปัญหามีสาเหตุจากเศรษฐกิจโดยเฉพาะอย่างไร

32.  ปัญหามีสาเหตุจากงานอย่างไร

33.  ปัญหามีสาเหตุจากผู้บังคับบัญชาอย่างไร

34.  ปัญหามีสาเหตุจากเพื่อนร่วมงานอย่างไร

35.  ปัญหามีสาเหตุจากผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างไร

 

หลักการให้คำปรึกษา

36.  ผู้บังคับบัญชาเป็นผู้ให้คำปรึกษาในเรื่องทั่วไปไม่ใช่ทางจิตวิทยา

37.  มุ่งในการขจัดปัญหาที่เกี่ยวกับงาน ไม่เข้าไปยุ่งเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวของผู้ใต้บังคับบัญชา

38.  รักษาข้อมูลที่ผู้ใต้บังคับบัญชาให้เป็นความลับ

39.  ให้คำปรึกษาเฉพาะในเรื่องส่วนตัวที่ผู้ใต้บังคับบัญชาขอคำปรึกษาเท่านั้น

40.  ปัญหาซึ่งพ้นวิสัยที่ผู้บังคับบัญชาจะให้คำปรึกษาต้องส่งต่อไปยังผู้มีความรู้เฉพาะด้าน

41.  จัดเวลาและสถานที่ให้เหมาะสม

 

กระบวนการให้คำปรึกษา

42.  รับรู้ปัญหาที่แท้จริงด้วยการซักถามผู้ใต้บังคับบัญชา

43.  พิจารณาทำความกระจ่างในตัวปัญหา

44.  เสนอแนวทางเลือกในการแก้ปัญหา

45.  ร่วมกันวิเคราะห์ความเป็นไปได้

46.  เสนอให้ทดลองดำเนินการปฏิบัติเพื่อแก้ไขปัญหา

 

เทคนิคในการให้คำปรึกษา

47.  แสดงความเข้าใจในตัวผู้รับคำปรึกษา

48.  เริ่มต้นจากการรับฟัง

49.  ไม่ด่วนแสดงความคิดเห็น

50.  ขอให้ผู้รับคำปรึกษาระบุสิ่งที่เป็นปัญหาอย่างชัดเจน

51.  แสดงความสนใจด้วยการสบตากับผู้รับคำปรึกษา

52.  กระตุ้นให้ผู้รับคำปรึกษาระบายความในใจ

53.  พยายามเกาะติดประเด็นที่เป็นปัญหา ก่อนเสนอแนวทางแก้ไข

54.  ให้การสื่อสารกลับที่มุ่งถึงตัวปัญหามิใช่ตัวบุคคล

55.  การนิ่งฟังเพื่อให้ผู้รับคำปรึกษาปลดปล่อยความทุกข์ในใจ

56.  แสดงออกถึงความตั้งใจที่จะร่วมคิดและร่วมแก้ปัญหา

 

การเตรียมตัวก่อนให้คำปรึกษา

57.  จัดเวลาเพียงพอแก่การให้คำปรึกษา

58.  จัดสถานที่ให้เป็นส่วนตัว ปราศจากการ

59.  ยืนยันเวลานัดหมายให้ชัดเจน

60.  เลือกรูปแบบการให้คำปรึกษาให้เหมาะสม

61.  ทบทวนข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับปัญหาให้ขึ้นใจ

62.  ทำความแน่ใจว่าจะพร้อมรับฟังปัญหาอย่างปราศจากอคติ

63.  คิดหาทางออกของปัญหาไว้หลายแนวทาง เพื่อเลือกใช้ต่อจากการรับฟังปัญหาและวิเคราะห์สาเหตุ

64.  คาดคะเนว่าผู้รับคำปรึกษาต้องการอะไรและสามารถจะได้อย่างที่ต้องการ หรือไม่

65.  คิดล่วงหน้าถึงสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นทั้ง ก่อน ระหว่าง และภายหลังการให้คำปรึกษา

66.  เตรียมที่จะปรับเปลี่ยนสถานการณ์ เมื่อเกิดอุปสรรคในการให้คำปรึกษา

 

การจะบรรลุวัตถุประสงค์ การให้คำปรึกษา ตามบทบาทของผู้บังคับบัญชา ต่างจากการให้คำปรึกษาของนักจิตวิทยา เพราะผู้บังคับบัญชายังมีความสัมพันธ์ กับผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างต่อเนื่อง การเริ่มต้นจากความจำเป็นในการแก้ปัญหาด้วยการให้คำปรึกษา พยายามค้นหาปัญหาที่แท้จริงของผู้รับคำปรึกษา ค้นหาสาเหตุแห่งปัญหาและส่งเสริมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาตั้งใจที่จะแก้ปัญหาของตนด้วยตนเอง เป็นเรื่องที่จะต้องติดตามระยะยาวและช่วยให้กำลังใจด้วยการหาทางลดความเครียดและช่วยเพิ่มเติมข้อมูล ความรู้และประสบการณ์ให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีมุมมองที่กว้างขวางขึ้น รวมทั้งเปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้รับคำปรึกษาต่อไปอีก เป็นสิ่งที่ผู้บังคับบัญชาทุกคนมีหน้าที่ซึ่งไม่ควรหลีกเลี่ยง

 

------------------------------------------------------

*สมิต สัชฌุกร ผู้เชี่ยวชาญ ด้าน HR 
จบการศึกษา จากคณะนิติศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้รับรางวัลศิษย์เก่าดีเด่น จากทั้งธรรมศาสตร์ (2549) และจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (2539)
ประสบการณ์การทำงาน ท่านทำงานมาหลากหลาย หน้าที่ เช่น อาจารย์ประจำคณะนิเทศศาสตร์ จุฬาฯ หัวหน้าส่วนพัฒนาบุคคล และฝึกอบรม ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด ประธานกรรมการบริษัท แมเนจเม้นท์ลิงค์ จำกัด
ด้านกิจกรรมทางสังคมและวิชาชีพ เป็นนายกสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย นายกสมาคมพัฒนาบุคคลและวิชาชีพ นายกวาทสมาคมแห่งประเทศไทย และอุปนายกสมาคมนักประชาสัมพันธ์แห่งประเทศไทย