การบริหารกิจกรรม 5ส

สมิต สัชฌุกร*
---------------------------------------------------------------------------                                                                                                    

กิจกรรม 5ส ได้แพร่ขยายไปมาก จนคนต่างๆ เห็นเป็นเรื่องพื้นๆ และไม่สนใจจะนึกถึง ถ้ามีการไต่ถามก็จะตอบคล้ายๆ กันว่า “รู้แล้ว ทำแล้ว” ในหลักสูตรการฟื้นฟู 5ส และเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง” ที่ได้จัดอบรมสัมมนามาหลายปี ก็มีผู้เข้ารับการอบรมจากหน่วยงานต่างๆ ทั้งที่ทำกิจกรรม 5ส มากกว่าห้าปีบ้าง กว่าสิบปีบ้าง รวมทั้งที่เพิ่งเริ่มจะทำมาสองถึงสามปี และที่เพิ่งคิดจะทำก็ต้องการรู้หลักการและวิธีการ ตลอดจนปัญหาและอุปสรรคและวิธีป้องกันแก้ไข

            เพื่อให้เกิดแนวปฏิบัติในการบริหารกิจกรรม 5ส ที่ประมวลจากประสบการณ์ในการอบรมสัมมนาเชิงปฏิบัติการ จึงเห็นสมควรที่จะได้มีการทบทวน การบริหารกิจกรรม 5ส ให้เกิดการตรวจสอบว่ามีสิ่งใดที่ต้องคิดและปฏิบัติในการนำกิจกรรม 5ส มาทำคุณประโยชน์ให้แก่หน่วยงานและบุคลากรอย่างไรบ้าง

ความเข้าใจในกิจกรรม 5ส

            1. มีการศึกษาและวิเคราะห์กิจกรรม 5ส อย่างถึงแก่น

            2. จัดอบรมให้ความรู้ 5ส แก่ทุกคนในหน่วยงานอย่างทั่วถึง

            3. ประชุมกำหนดนโยบายเป็นหลักการใช้เป็นกรอบและแนวทางปฏิบัติ

            4. ผู้บริหารสูงสุดแสดงตนเป็นผู้ริเริ่มและให้การสนับสนุนอย่างจริงจัง

            5. ชี้ให้ทุกคนเห็นการทำงานที่ลำบากยุ่งยากซ้ำซ้อนที่มีอยู่

            6. ชี้ให้เห็นประโยชน์ที่จะได้แก่ตัวคนทำกิจกรรมก่อนอื่นใด

            7. ยกตัวอย่างการทำงานที่สะดวกสบายขึ้นให้เป็นรูปธรรม

            8. ย้ำถึงการทำให้สถานที่ทำงานน่าอยู่ น่าทำงาน

การให้ความรู้ความเข้าใจ

            9. คัดเลือกวิทยากรที่จะถ่ายทอดความรู้ ซึ่งเป็นผู้รู้แจ้งรู้จริง

            10. อบรมให้ความรู้ ความเข้าใจที่ถูกต้องครบถ้วน

            11. เน้นเป้าหมายให้ชัดในการสร้างวินัย

            12. ไม่ให้คิดแต่เพียงความเป็นระเบียบและความสะอาด

            13. ทำความเข้าใจแนวคิดพื้นฐานของ 5ส ให้ถูกต้อง

            14. ทำความเข้าใจความหมายของแต่ละ ส อย่างถูกต้องและชัดเจน

            15. ให้ความรู้เรื่องวิธีทำ 5ส อย่างครบถ้วน

การเริ่มต้นทำกิจกรรม

            16. กำหนดเวลาเริ่มต้นให้มีความพร้อมเพรียงทุกฝ่าย

            17. ประชุมผู้บริหารและพนักงานระดับบังคับทุกคนให้ปฏิบัติตามนโยบายสนับสนุนกิจกรรมอย่างเคร่งครัด

            18. จัดให้มี Big Cleaning Day โดยทุกคนเข้าร่วม

            19. จัดทำบันทึกผลการทำความสะอาดครั้งใหญ่ แจ้งให้ทุกคนทราบ

            20. วิเคราะห์รายงานผลในที่ประชุมฝ่ายจัดการเพื่อรับฟังความเห็นและข้อแนะนำปรับปรุง

            21. นำคณะกรรมการ 5ส และผู้บริหารในแต่ละสายงานไปดูพื้นที่ตัวอย่าง

            22. กำหนดให้มีการทำกิจกรรม สะสาง สะดวก สะอาด อย่างต่อเนื่องเป็นประจำทุกวัน

            23. สร้างมาตรฐานจากการทำ สะสาง สะดวก สะอาด

            24. กำหนดให้มีกรรมการตรวจติดตามผลและจัดทำรายงานประจำสัปดาห์

            25. วิเคราะห์ผลการทำกิจกรรมและจัดทำรายงานติดประกาศให้รับรู้โดยทั่วกัน

            26. นำรายงานผลการทำกิจกรรม เข้าบรรจุเป็นวาระประชุมประจำเดือนของทีมงานบริหาร

            27. นำความเห็นของทีมงานบริหาร โดยเฉพาะผู้บริหารสูงสุดแจ้งแก่พนักงานด้วยการติดประกาศ

            28. มีการตรวจพื้นที่ด้วยการแลกกันตรวจ

            29. มีการตรวจพื้นที่ โดยคณะกรรมการตรวจ 5ส

            30. มีการตรวจพื้นที่ตามรายงาน โดยผู้บริหารระดับสูง

            31. มีการตรวจพื้นที่ โดยเชิญบุคคลภายนอกเข้าเยี่ยมชมและให้คำแนะนำ

การจูงใจให้ทำกิจกรรม

            32. จัดประกวดพื้นที่ 5ส

            33. จัดประกวด ธง คำขวัญ สัญลักษณ์ เป็นระยะ

            34. จัดติดโปสเตอร์ คำขวัญ ที่เข้ารอบสุดท้ายทั่วทุกแห่ง

            35. จัดติดป้ายคำขวัญที่ชนะเลิศการประกวดคำขวัญประจำปี

            36. จัดให้มีรายงานความก้าวหน้าของแต่ละพื้นที่ติดประกาศ

            37. จัดให้มีพื้นที่ดูงานกิจกรรม 5ส

            38. จัดให้มีรางวัลยกย่อง ชมเชย เป็นเกียรติแก่ผู้ทำกิจกรรม

            39. จัดให้ไปเยี่ยมชมกิจกรรม 5ส ของหน่วยงานภายนอก

            40. จัดส่งผลงาน 5ส เข้าประกวดชิงรางวัล 5ส ประเทศไทย

การติดตามและประเมินผล

            41. มีผู้ประสานงานติดตามความต่อเนื่องในการดำเนินกิจกรรม 5ส

            42. มีผู้ส่งเสริมกิจกรรม 5ส ที่มีความชำนาญ

            43. มีการสำรวจปัญหาและอุปสรรคของการดำเนินงาน 5ส

            44. มีการประชุมพิจารณาป้องกันและแก้ไขปัญหาในการดำเนินงาน

            45. มีรายงานปัญหาและการแก้ไขเสนอแก่ผู้บริหารพิจารณาให้ความเห็น

การตรวจสอบและฟื้นฟู

            46. พนักงานใหม่ได้รับการเรียนรู้และเข้าใจกิจกรรม 5ส

            47. มีการปรับระบบในการทำ 5ส ให้เหมาะแก่สถานการณ์

            48. มีการตรวจประเมินตามระยะเวลาอย่างจริงจัง

            49. มีการปรับปรุงตามข้อเสนอแนะในการตรวจสอบอย่างถูกต้อง

            50. ทำผังกระบวนการ (5S Process Map) ไว้เป็นแนวทางปฏิบัติตามขั้นต้อน

            51. ปรับปรุงวัตถุประสงค์และเป้าหมายให้สอดคล้องกับสถานการณ์

            52. ผู้บริหารยังคงยึดมั่นในคำสัญญาที่จะให้การสนับสนุน

            53. มีการทบทวนและพิจารณาผลของการทำ 5ส อย่างต่อเนื่อง

            54. จัดให้มีความยึดโยงกับระบบคุณภาพที่เกี่ยวข้อง

            55. ฝ่ายจัดการให้ความสนใจและให้ข้อแนะนำอย่างสม่ำเสมอ

     หากได้มีการทบทวนตามรายการดังกล่าวข้างต้น ก็จะเป็นผลให้การทำกิจกรรม 5ส มีความต่อเนื่องไม่ชะงักงัน หรือล้มเลิกไปจนต้องเสียดายค่าใช้จ่ายที่หมดไปจากการตั้งความหวังว่าจะนำกิจกรรม 5ส มาพัฒนาคน เพื่อให้คนพัฒนาองค์การ

 

-------------------------------------------------------
*สมิต สัชฌุกร ผู้เชี่ยวชาญ ด้าน HR 
จบการศึกษา จากคณะนิติศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้รับรางวัลศิษย์เก่าดีเด่น จากทั้งธรรมศาสตร์ (2549) และจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (2539)
ประสบการณ์การทำงาน ท่าน ทำงานมาหลากหลาย หน้าที่ เช่น อาจารย์ประจำคณะนิเทศศาสตร์ จุฬาฯ หัวหน้าส่วนพัฒนาบุคคล และฝึกอบรม ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด ประธานกรรมการบริษัท แมเนจเม้นท์ลิงค์ จำกัด
ด้านกิจกรรมทางสังคมและวิชาชีพ เป็น นายกสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย นายกสมาคมพัฒนาบุคคลและวิชาชีพ นายกวาทสมาคมแห่งประเทศไทย และอุปนายกสมาคมนักประชาสัมพันธ์แห่งประเทศไทย