การหมนเวียนงาน

สมิต สัชฌุกร*
------------------------------------------------

การที่พนักงานทำงานอยู่ในหน้าที่ใดหน้าที่หนึ่งนานๆ มีทั้งข้อดีและข้อเสีย ข้อดี คือ เกิดความชำนาญงานและรู้ปัญหาของงานได้ลึกซึ้ง เนื่องจากได้ฝึกฝนทักษะจนรู้รายละเอียดของงานจากประสบการณ์ในงานที่ทำอยู่ จนมีความชัดเจน ถึงจุดการเรียนรู้ที่จะทำงานได้ดี ส่วนข้อเสีย คือ จะคุ้นเคยกับการทำงานด้วยวิธีเดิมๆ ที่ตนถนัด จนกลายเป็นความเคยชิน จากความสะดวกสบายที่สามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคิดอะไรมากจนกลายเป็นการทำงานแบบกิจวัตรประจำวัน เป็นผลให้ยิ่งทำหน้าที่ใด หน้าที่หนึ่งนานๆ ความสามารถแทนที่จะเพิ่มขึ้นกลับเสื่อมถอยลง เพราะขาดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ อาจจะมีบ้างแต่น้อยมาก เพราะกลัวการเปลี่ยนแปลงและความยุ่งยากจากการเรียนรู้สิ่งใหม่

            มีผู้บริหารบางท่านเห็นว่าเมื่อหมุนเวียนงานจะทำให้คนซึ่งรู้งานเดิมของตนดีอยู่แล้ว จะต้องไปเรียนรู้งานใหม่ ซึ่งต้องใช้เวลาจนกว่าจะมีความรู้ความชำนาญ จนถึงจุดการเรียนรู้ที่จะทำงานใหม่ได้ดี ทั้งจะเกิดปัญหาการต้องเรียนรู้งานใหม่กับทุกคนที่จะต้องเปลี่ยนแปลงโอนย้ายงาน เป็นผลกระทบทั้งต่องานเดิมและงานใหม่ ที่กว่าจะได้ผลงานเท่าเดิมก็เสียเวลาทั้ง 2 ด้าน

จากการทดลองทำการหมุนเวียนงานหลายครั้ง พบว่าวิธีนี้ได้ประโยชน์มากกว่าเสียประโยชน์ดปัญหายู่แล้ว จะต้องไปเรียนรู้งานใหม่ ซึ่งต้องใช้เวลาจนกว่าจะ ถ้ามีการดอนย้ายอย่างมีวัตถุประสงค์ในการพัฒนาคนและพัฒนางาน ด้วยการจัดทำเป็นระบบ

 

ข้อพิจารณาเบื้องต้น

1. ทำความเข้าใจความหมายของการหมุนเวียนงานให้ถ่องแท้

2. ทำความเข้าใจความแตกต่างของการหมุนเวียนงานกับการโอนย้าย

3. ทำความเข้าใจความหมายของการหมุนเวียนงานกับการเลื่อนตำแหน่ง

4. มองเห็นความสำคัญของการหมุนเวียนงาน

5. พิจารณาถึงประโยชน์ของการหมุนเวียนงานต่อองค์กร

6. พิจารณาถึงประโยชน์ของการหมุนเวียนงานต่อผู้บังคับบัญชา

7. พิจารณาถึงประโยชน์ของการหมุนเวียนงานต่อผู้ได้รับการหมุนเวียน

 

หลักการของการหมุนเวียนงาน

8. ต้องมุ่งกระทำให้สอดคล้องกับนโยบายองค์กร

9. ต้องให้บรรลุผลในทางการบริหารทรัพยากรบุคคล

10. ต้องให้บรรลุผลในทางการพัฒนาทรัพยากรบุคคล

11. ต้องมีวัตถุประสงค์ชัดเจนและอธิบายให้แก่ผู้ได้รับการหมุนเวียนงาน

12. ต้องจัดทำอย่างเป็นระบบ

13. ต้องจัดทำแผนการเสนออนุมัติ

14. ต้องทำให้สอดคล้องกับแผนพัฒนาความก้าวหน้าของพนักงาน

15. ต้องพิจารณาโดยใช้แบบกำหนดความก้าวหน้าในสายอาชีพ เป็นแนวทางพิจารณา

16. ต้องทำให้เป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง

17. ต้องทำให้เป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาทุกคน

 

วิธีการดำเนินการหมุนเวียนงาน

18. ฝ่ายจัดการต้องกำหนดเป็นนโยบายโดยชัดแจ้งว่างองค์การจะนำเทคนิคการหมุนเวียนงานมาใช้เพื่อการบริหารและการพัฒนาทรัพยากรบุคคลและประกาศให้ทราบโดยทั่วกัน

19. กำหนดหลักเกณฑ์ในการหมุนเวียนงาน

20. จัดตั้งคณะกรรมการพัฒนาพนักงานเพื่อพิจารณา เรื่องการหมุนเวียนงานระดับองค์การและการหมุนเวียนงานข้ามสายงาน หรือกลุ่มงาน

21. ผู้บังคับบัญชาระดับสูงสนับสนุนและพิจารณาการจัดทำแบบกำหนดทางก้าวหน้าของสายอาชีพ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือพิจาณาการหมุนเวียนงาน

22. ผู้บังคับบัญชาระดับสูงในสายงานเป็นผู้อนุมัติหมุนเวียนงานของผู้ใต้บังคับบัญชาในสายงานของตน

23. ผู้บังคับบัญชาระดับกลาง เป็นผู้พิจารณาการหมุนเวียนงาน โดยวางแผนงานและเสนอตัวบุคคลที่จะได้รับการหมุนเวียนงาน

 

แนวทางปฏิบัติในการหมุนเวียนงาน

24. ผู้บังคับบัญชาปรึกษาหารือกับผู้ใต้บังคับบัญชาเรื่องการปฏิบัติงานในภาพรวม

25. พิจารณาเป้าหมาย (Career goal) ของผู้ใต้บังคับบัญชา

26. ร่วมกันกำหนดทางก้าวหน้าของอาชีพ (Career path) ของผู้ใต้บังคับบัญชา

27. จัดทำโปรแกรมการหมุนเวียนงาน หารือกับผู้ใต้บังคับบัญชา

28. เสนอโครงการโดยร่วมหารือกับผู้เกี่ยวข้องฝ่ายต่างๆ

29. นำโครงการที่ได้รับการอนุมัติบรรจุในแผนพัฒนาความก้าวหน้าของพนักงาน (Career planning)

30. จัดทำแผนทดแทนตำแหน่ง (Replacement chart)

31. จัดทำกำหนดการให้มีระยะเวลาของหมุนเวียนงาน สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงงานของหน่วยงานที่เก่ยวข้อง

32. กำหนดให้มีผู้ประสานงานรับผิดชอบปฏิบัติตามโปรแกรม

33. จัดทำโปรแกรมการสอนงานให้แก่ผู้ได้รับการหมุนเวียนงาน

34. ประชุมผู้เกี่ยวข้องชี้แจงโปรแกรมและตอบข้อซักถาม

35. ให้ผู้บังคับบัญชาในแต่ละฝ่ายประเมินผลการปฏิบัติงาน เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการดำรงตำแหน่งแต่ละงานและรายงานให้ผู้รับผิดชอบโครงการทราบ

36. ผู้รับผิดชอบโครงการจัดทำรายงานประเมินผล นำเสนอคณะกรรมการพัฒนาพนักงาน เพื่อวินิจฉัยสั่งการ

 

ข้อควรคำนึงในการหมุนเวียนงาน

37. ความเข้าใจในแนวคิดของฝ่ายจัดการกับผู้รับผิดชอบโครงการ

38. ฝ่ายจัดการยึดมั่นในหลักการตามที่ได้พิจารณาอนุมัติ

39. ผู้บังคับบัญชาระดับสูงให้การสนับสนุนอย่างจริงจัง

40. ผู้บังคับบัญชาของผู้ได้รับการหมุนเวียนยอมรับและเห็นด้วยในการปฏิบัติตามนโยบาย

41. พนักงานผู้ได้รับการหมุนเวียนงาน เต็มใจในการเปลี่ยนแปลงหน้าที่

 

ข้อพึงระวังในการหมุนเวียนงาน

42. พนักงานสูงอายุบางคน อาจไม่ต้องการเรียนรู้งานใหม่ แม้จะมีลักษณะคล้ายคลึงกัน หรือเรียนรู้ได้ไม่ยากนัก

43. จะมีการเปรียบเทียบระหว่างเดิมกับงานใหม่ในความยากง่าย หนักเบา ความสะดวกสบายและผลประโยชน์

44. อาจไม่ได้รับความร่วมมือจากพนักงานในหน่วยงานใหม่ ด้วยความเข้าใจผิดหลายประการ

45. งานในระดับปฏิบัติการบางตำแหน่งต้องการความชำนาญเฉพาะทางและการเรียนรู้ ต้องใช้เวลามาก ไม่เหมาะแก่การโอนย้ายเพื่อการหมุนเวียนงานในช่วงระยะเวลาสั้นๆ

46. อาจมีข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานในหน้าที่ใหม่ ซึ่งเป็นผลจากการขาดประสบการณ์

 

ข้อพิจารณาเลือกใช้การหมุนเวียนงาน

47. ต้องพิจารณาอย่างถ่องแท้ว่าเป็นประโยชน์แก่งานในระยะยาว

48. ต้องพิจารณาว่างานที่อยู่ในโปรแกรมการหมุนเวียนงาน จะใช้ระยะเวลาเรียนรู้มากน้อยเท่าใด

49. ต้องพิจารณาให้เหมาะสมแก่ผู้รับการหมุนเวียน

50. ต้องเป็นงานที่ไม่เสี่ยงต่อความเสียหายอย่างร้ายแรง เมื่อเกิดความผิดพลาดจากการขาดความชำนาญชัดเจน

51. ต้องพิจารณาให้มีผลดีต่อการพัฒนาผู้ได้รับการหมุนเวียนงาน

52. ต้องไปให้เกิดผลกระทบต่อสถานภาพของผู้ได้รับการหมุนเวียนงาน

53. ต้องพิจารณาถึงความเหมาะสม ทั้งด้านสภาพร่างกายและจิตใจของผู้ได้รับการหมุนเวียนงาน

54.  ต้องพิจารณาศักยภาพของผู้ได้รับการหมุนเวียนงาน

55. ต้องพิจารณาถึงความสามารถที่หลากหลาย (Capability)

 

ปัญหาและอุปสรรคของการหมุนเวียน

56. การกำหนดนโยบายการหมุนเวียนงานไม่ชัดเจน

57. ขาดการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างจริงจัง

58. ขาดการยอมรับในหมู่ผู้บังคับบัญชาตามสายงาน

59. ขาดความเข้าใจของผู้รับการมอบหมุนเวียนงาน

60. ผู้รับการหมุนเวียนงานบางคนไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งที่อยู่ในโปรแกรมหมุนเวียนงาน

61. แผนการไม่เหมาะสมและไม่รัดกุม

62. แผนการไม่ได้ผ่านการพิจารณา เห็นชอบร่วมกันของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

63. แผนการจัดทำขึ้นอย่างรีบเร่งและไม่รอบคอบ

64. แผนการมุ่งประโยชน์ เพียงด้านใดด้านหนึ่ง โดยไม่คำนึงถึงปัญหาที่จะเกิดตามมา

65. ผู้บังคับบัญชาที่จะต้องปล่อยผู้รับการหมุนเวียน อาจไม่เต็มใจเพราะสูญเสียคนมีความสามารถ

66. ผู้บังคับบัญชาที่จะต้องรับการหมุนเวียนงานอาจไม่เต็มใจ เพราะจะต้องมีภาระในการสานงาน

67. ผู้บังคับบัญชาที่เกี่ยวข้องในการหมุนเวียนงานอาจมีผู้ซึ่งตนเองพอใจจะให้ดำรงตำแหน่งต่างๆ อยู่แล้วอาจตั้งข้อรังเกียจ

68. ผู้ได้รับการหมุนเวียนงานอาจติดนิสัยการทำงานในลักษณะเดิมและไม่ยอมปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้เหมาะสมกับงานในตำแหน่งใหม่

69. ผู้ได้รับการหมุนเวียนงานขาดความถนัด (Aptitude) ในงานบางอย่าง จึงเรียนรู้งานช้า ไม่เป็นไปตามกำหนดระยะเวลา

70. ผู้ได้รับการหมุนเวียนงานปรับตัวเข้ากับสิ่งแวดล้อมในบางหน่วยงานที่หมุนเวียนไปดำรงตำแหน่งไม่ได้

71. ผู้ได้รับการหมุนเวียนงาน ไม่สนใจที่จะเรียนรู้งานบางตำแหน่งอย่างจริงจัง จึงสูญเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์

72. การหมุนเวียนไปในสถานที่ทำงานบางแห่งอาจสร้างภาระค่าใช้จ่ายให้แก่ผู้ได้รับการหมุนเวียนงานมากเกินไป

73. หน่วยงานที่มีบุคคลากรน้อยและมีปริมาณงานมาเต็มที่จะไม่มีผู้ใดปลีกเวลามาร่วมในแผนการพัฒนาผู้ได้รับการหมุนเวียนงาน

74. ผู้ปฏิบัติงานเดิมในตำแหน่งที่หมุนเวียนงานไปไม่เต็มใจให้ข้อมูลสารสนเทศ

75. ผู้ปฏิบัติงานเดิมไม่ยอมถ่ายทอดความรู้และอาจถึงขั้นปิดบังจุดสำคัญในการทำงานให้บรรลุผล

76. การกำหนดระยะเวลาในการดำรงตำแหน่งแต่ละตำแหน่งสั้นไปทำให้ไม่ได้เรียนรู้งานอย่างแท้จริง ทำให้การประเมินผลผิดพลาด

77. การกำหนดระยะเวลายาวเกินความจำเป็น ทำให้ผู้ได้รับการหมุนเวียนงานเหนื่อยหน่าย เพราะตำแหน่งงานบางตำแหน่งงาน ไม่อยู่ในความคาดหวังของผู้นั้น

78. การกำหนดระยะเวลาให้เหมาะสม แต่ละตำแหน่งอาจไม่มีบันทึกข้อมูลจากการประเมินผลในการหมุนเวียนงานครั้งก่อนๆ

 

ผู้รับผิดชอบแผนการหมุนเวียนงาน จะต้องคาดการณ์และหาแนวทางป้องกันแก้ไขปัญหาและอุปสรรค อันจะเป็นผลเสียทำให้การหมุนเวียนงานไม่บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายและทุกคน จะต้องมีส่วนร่วมสนับสนุน ด้วยความเข้าใจและยอมรับการหมุนเวียนงาน จะนำมาซึ่งผลดีต่อองค์การโดยส่วนรวมและไม่คำนึงถึงแต่ประโยชน์ของหน่วยงานตนเองเท่านั้น หากสามารถควบคุมสถานการณ์ได้ดังกล่าว การหมุนเวียนงานก็จะเกิดผลดีเป็นประโยชน์แก่องค์กรและบุคคลได้

 

------------------------------------------------------

*สมิต สัชฌุกร ผู้เชี่ยวชาญ ด้าน HR 
จบการศึกษา จากคณะนิติศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้รับรางวัลศิษย์เก่าดีเด่น จากทั้งธรรมศาสตร์ (2549) และจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (2539)
ประสบการณ์การทำงาน ท่านทำงานมาหลากหลาย หน้าที่ เช่น อาจารย์ประจำคณะนิเทศศาสตร์ จุฬาฯ หัวหน้าส่วนพัฒนาบุคคล และฝึกอบรม ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด ประธานกรรมการบริษัท แมเนจเม้นท์ลิงค์ จำกัด วิทยาการและทึ่ปรึกษาบริษัท เคเอ็นซี เทรนนิ่ง เซ็นเตอร์ จำกัด
ด้านกิจกรรมทางสังคมและวิชาชีพ เป็นนายกสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย นายกสมาคมพัฒนาบุคคลและวิชาชีพ นายกวาทสมาคมแห่งประเทศไทย และอุปนายกสมาคมนักประชาสัมพันธ์แห่งประเทศไทย