การปฐมนิเทศพนักงานใหม่

สมิต สัชฌุกร*
------------------------------------------------           

     การปฐมนิเทศ (Orientation) คือ การชี้แจงเบื้องต้น เพื่อให้พนักงานใหม่ ได้รู้เรื่องราวต่างๆ เกี่ยวกับองค์การที่เขาจะเข้ามาดำเนินชีวิตด้วยความสูงและพอใจในหน้าที่การงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นการเตรียมความพร้อมในด้านจิตใจ ให้เกิดความรัก ความผูกพันที่จะร่วมทำงานภายใต้ความศรัทธา ไว้วางใจในการอยู่ทำงานกับองค์การตั้งแต่ต้น

     สิ่งสำคัญที่สุดก่อนสิ่งอื่นใดทั้งหมด ในการปฐมนิเทศ คือ ความประทับใจครั้งแรก เพราะสิ่งที่พนักงานใหม่คาดหวังว่าจะได้พบ เมื่อเขาย่างก้าวเข้ามาทำงานในวันแรก นั่นคือหวังว่าจะได้ความรู้สึกว่าองค์กรที่เขาจะมาร่วมงานด้วยนั้น เขามีความมั่นใจว่า “ใช่” ในการเป็นหน่วยงานที่เขาจะทุ่มเทชีวิต เวลา และความมุ่งมั่นในการทำงาน เพื่อความมั่นคงและเจริญก้าวหน้าของตนเอง

     วัตถุประสงค์ของการปฐมนิเทศ มีหลายประการ แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้วยเวลา ด้วยเหตุผลต่างๆ เช่นหน่วยงานต้นสังกัดต้องการเร่งรัดให้พนักงานใหม่เข้าทำงานในหน้าที่โดยเร็วที่สุด เพราะขาดกำลังคน หรือมีงานเร่งด่วนที่จะให้ทำ รวมทั้งบุคลากรที่จะทำหน้าที่ให้การปฐมนิเทศก็มีงานติดพันอยู่ในช่วงเวลาของการปฐมนิเทศ จึงควรพิจารณากำหนดวัตถุประสงค์ของการปฐมนิเทศให้เป็นไปตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน

     โดยทั่วไปควรกำหนดวัตถุประสงค์ เป็นความต้องการปลูกฝังทัศนคติที่ดีต่อองค์การ ผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงานในโอกาสแรกที่จะทำได้ เพื่อสร้างความศรัทธา ไว้วางใจในการเข้ามาร่วมงานในสังกัดขององค์การ ถ้ามีเวลากำหนดไว้น้อยก็ควรจะให้ความรู้ความเข้าใจในจุดสำคัญ ได้แก่

            1. เรื่องที่เกี่ยวกับองค์การ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการ

            2. ผู้ก่อตั้งคณะผู้บริหารและความมั่นคงเจริญเติบโตขององค์การ

            3. ความสัมพันธ์ระหว่างองค์การต่างๆ ในเครือและหน่วยงานต่างๆ

            4. วัฒนธรรมองค์กร

            5. ลักษณะพฤติกรรมที่องค์การต้องการให้พนักงานประพฤติปฏิบัติ

            6. การทำงานอย่างถูกวิธีและปลอดภัย

     ส่วนการให้คำชี้แจงในวัตถุประสงค์ เพื่อให้พนักงานใหม่ทราบถึงสิทธิและหน้าที่ กฎข้อบังคับต่างๆ ขององค์การและเงื่อนไข ข้อตกลงสภาพการจ้าง การให้สวัสดิการต่างๆ อาจจัดทำคู่มือพนักงานมองให้พนักงานไปศึกษาด้วยตนเองและกำหนดให้มีการทดสอบความเข้าใจ ด้วยการออกแบบการทดสอบ เพื่อให้เกิดความแน่ใจว่า ได้เกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ แล้ว หากพนักงานใหม่ยังไม่ผ่านการทดสอบ ก็ให้ซักถามผู้บังคับบัญชาโดยตรงและเข้ารับการทดสอบใหม่ ภายในเวลา 2 สัปดาห์ โดยมีเงื่อนไขว่าถ้ายังไม่ผ่านการทดสอบรอบสอง จะไม่ผ่านการทดลองงาน ทั้งนี้เพื่อให้พนักงานใหม่ใส่ใจในการเรียนรู้ เรื่องสิทธิและหน้าที่ ผลประโยชน์และสวัสดิการที่ตนจะได้รับอย่างชัดแจ้ง แทนการรับฟังคำชี้แจง ซึ่งไม่มีหลักประกันเรื่องความสนใจอย่างจริงจัง

     อย่างไรก็ตามจะต้องให้การปฐมนิเทศทั้งในรูปแบบการฝึกอบรมและการให้การเรียนรู้ในรูปแบบต่างๆ อย่างครบถ้วน สมบูรณ์ เพื่อให้พนักงานใหม่มีความพร้อมในด้าน ความคิด จิตใจ ในการเข้าร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์การอย่างแท้จริง

วัตถุประสงค์ของการปฐมนิเทศ

            1.  สร้างความพร้อมให้พนักงานใหม่ ในการปรับตัวเข้ากับองค์การ

            2. ทำให้พนักงานใหม่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

            3. ทำให้พนักงานใหม่เกิดทัศนคติที่ดีต่อองค์กร

            4. ทำให้พนักงานได้ทราบสถานการณ์

            5. ทำให้พนักงานใหม่เริ่มทำงานอย่างถูกต้องและปลอดภัย

            6. ทำให้พนักงานใหม่เข้าร่วมงานด้วยความรู้สึกที่ดีต่อผู้บังคับบัญชาและผู้ร่วมงาน

            7. ทำให้พนักงานใหม่ไม่มีความวิตกกังวลและหวาดกลัว

ประโยชน์ของการปฐมนิเทศ

            8. สร้างความประทับใจแก่พนักงานใหม่ในด้านดี

            9. ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าตนเป็นส่วนหนึ่งขององค์การ

            10. ป้องกันพนักงานใหม่ ได้รับข้อมูลผิดๆ จากบุคคลผู้ไม่ประสงค์ดี

            11. ทำให้พนักงานใหม่เข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับหน้าที่และวิธีการทำงานที่ถูกต้อง ปลอดภัย

            12. ทำให้พนักงานใหม่เกิดความสนใจและตั้งใจทำงานอย่างจริงจัง

            13. ทำให้พนักงานใหม่มีความรู้สึกอบอุ่นใจและมั่นใจเกี่ยวกับอนาคตของตน

            14. ทำให้เกิดความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานเก่าเท่ากับพนักงานใหม่

            15. ทำให้พนักงานใหม่เข้าใจถึงวัฒนธรรมองค์การเพื่อการปรับตัว

            16. ทำให้พนักงานใหม่ทราบถึงการวางตัวที่เหมาะสม

การเตรียมการปฐมนิเทศ

            17. สร้างความร่วมมือระหว่างฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

            18. ฝ่ายบริหารสนับสนุนโปรแกรมการปฐมนิเทศ

            19. ผู้บังคับบัญชาระดับสูงเข้าร่วมในการเปิดปฐมนิเทศ

            20. ผู้บริหารสูงสุดจัดเวลาให้เข้าพบทำความรู้จัก

            21. ผู้บังคับบัญชาบางท่านเข้าร่วมการบรรยายในการปฐมนิเทศ

            22. ฝ่ายทรัพยากรบุคคลวางแผนและประสานงานต่างๆ ในการจัดโปรแกรม

            23. ติดตามผลการฝึกอบรมปฐมนิเทศ

            24. เตรียมการประเมินผลของโปรแกรมและทบทวนแก้ไข

ผู้บังคับบัญชาตามสายงาน

            25.ให้คำแนะนำพนักงานใหม่ เข้าใจงานและสิ่งแวดล้อมต่างๆ

            26. ให้การฝึกอบรมงานตามตำแหน่งหน้าที่ของพนักงานใหม่

            27. ติดตามประเมินผลการเรียนรู้ของพนักงานใหม่

เพื่อนร่วมงานที่เป็นพนักงานเก่า

            28. ให้การต้อนรับพนักงานใหม่ด้วยอัธยาศัยไมตรี

            29. ทำให้พนักงานใหม่เกิดความรู้สึกอบอุ่นสบายใจ

            30. สร้างบรรยากาศของการร่วมงานอย่างเป็นกันเอง

            31. ให้ความสนใจและจริงใจในการที่พนักงานใหม่เข้ามาร่วมทีมงาน

            32. ให้ความช่วยเหลือและคำแนะนำในการติดต่องานต่างๆ

            33. ให้โอกาสในการเข้ามามีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆ

            34. ให้ข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับองค์กรและตัวบุคคลอย่างถูกต้องแก่พนักงานใหม่

วิธีดำเนินการปฐมนิเทศ

            35. จัดฝึกอบรมเป็นกลุ่ม ในกรณีที่มีพนักงานใหม่จำนวนพอสมควรและมีหน้าที่อยู่ในขอบข่ายเดียวกัน หรือต้องร่วมกันทำ

            36. จัดฝึกอบรมเป็นรายบุคคล ในกรณีที่มีพนักงานใหม่เพียงคนเดียว

            37. จัดฝึกอบรมตามโปรแกรมที่วางไว้เป็นขั้นๆ ตามลำดับ

            38. จัดฝึกอบรมเริ่มต้นจากการทำให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์การ

            39. จัดฝึกอบรมตามหลักสูตรที่เกี่ยวกับโครงสร้างและการดำเนินงานโดยรวม

            40. จัดฝึกอบรมทางเทคนิคซึ่งต้องอาศัยความรู้และทักษะในงานโดยเฉพาะ

            41. จัดฝึกอบรมโดยกำหนดผู้ให้การฝึกอบรม หรือวิทยากรตามลักษณะของวิชา

หลักสูตรการปฐมนิเทศ

            42. จัดแบ่งเรื่องที่ควรจัดเข้าในหลักสูตรอย่างเหมาะสม

            43. เริ่มด้วยเรื่องที่เกี่ยวกับการรู้จักองค์การและวัฒนธรรมองค์กร

            44. เรื่องที่เป็นเงื่อนไขเกี่ยวกับการทำงาน

            45. เรื่องงานในหน้าที่และสถานการณ์แวดล้อม

            46. เรื่องสิทธิต่างๆ ของพนักงานและบริการที่ให้สวัสดิการแก่พนักงาน

            47. เรื่องข้อแนะนำเกี่ยวกับชุมชนซึ่งองค์การตั้งอยู่

            48. ทำความเข้าใจวิสัยทัศน์ขององค์การ

            49. ทำความเข้าใจพันธกิจขององค์การ

            50. ทำความเข้าใจตำแหน่งกลยุทธ์ขององค์การ

            51. ทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานต่างๆ

            52. แนะนำด้วยการฉายวิดีทัศน์ ประวัติความเป็นมาขององค์การ

            53. แนะนำบุคคลสำคัญในองค์การ

การให้ความรู้ความเข้าใจในสิทธิหน้าที่และระเบียบวินัย

54. จัดทำคู่มือพนักงานให้รู้สิทธิและหน้าที่ของพนักงาน

55. การจ่ายเงินเดือนและค่าจ้าง

56. การหักเงินสะสม

57. จำนวนชั่วโมงการทำงาน

58. ระเบียบการลา

59. ระเบียบวินัยและความประพฤติ 

            60. แหล่งข่าวสาร สารสนเทศ หรือหน่วยที่ให้บริการด้านข่าวสารขององค์การ

            61. เรื่องการรักษาพยาบาล

            62. เรื่องการประกันภัย

            63. เรื่องการร้องทุกข์

            64. เรื่องการอุทธรณ์

            65. เรื่องนันทนาการ

            66. เรื่องการรักษาความปลอดภัย

     หากได้มีการทบทวนและพิจารณาสิ่งที่จำเป็นต้องให้พนักงานใหม่ มีความเข้าใจอย่างถูกต้องในเบื้องต้น อย่างครบถ้วนและเหมาะสม ก็จะช่วยให้พนักงานใหม่มีทัศนคติที่ดีต่อองค์การและมีความมุ่งมั่นที่จะร่วมงานกับองค์การและผู้บังคับบัญชา ด้วยความยินดีและนำความรู้สึกที่ดีไปแจ้งแก่ทางครอบครัวให้เกิดการสนับสนุนการทำงานอย่างทุ่มเทความรู้ความสามารถเต็มที่

 

-------------------------------------------------------
*สมิต สัชฌุกร ผู้เชี่ยวชาญ ด้าน HR 
จบการศึกษา จากคณะนิติศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้รับรางวัลศิษย์เก่าดีเด่น จากทั้งธรรมศาสตร์ (2549) และจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (2539)
ประสบการณ์การทำงาน ท่านทำงานมาหลากหลาย หน้าที่ เช่น อาจารย์ประจำคณะนิเทศศาสตร์ จุฬาฯ หัวหน้าส่วนพัฒนาบุคคล และฝึกอบรม ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด ประธานกรรมการบริษัท แมเนจเม้นท์ลิงค์ จำกัด
ด้านกิจกรรมทางสังคมและวิชาชีพ เป็นนายกสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย นายกสมาคมพัฒนาบุคคลและวิชาชีพ นายกวาทสมาคมแห่งประเทศไทย และอุปนายกสมาคมนักประชาสัมพันธ์แห่งประเทศไทย