ทุกองค์กรไม่ว่าเป็นหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือธุรกิจเอกชน ล้วนแต่ต้องมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงานแต่ละแผนก แต่ละกระบวนการทั้งสิ้น ดังนั้นการจัดการและการควบคุมเอกสาร จึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก ตั้งแต่การจัดทำ การจัดเก็บ การแจกจ่าย และการควบคุมเอกสาร ซึ่งองค์กรควรจะต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ มิฉะนั้นก็จะส่งผลให้การทำงานแต่ละกระบวนการเกิดปัญหาอุปสรรค และกระทบต่อสมรรถนะการทำงานของกระบวนการนั้นๆ อย่างแน่นอน

ระบบเอกสารสารสนเทศแบบดั้งเดิมที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบัน มักอยู่ในรูปแบบกระดาษ หากองค์กรใดมีเอกสารจำนวนมาก และไม่มีระบบการควบคุมเอกสารที่ดีเพียงพอ ก็จะทำให้การจัดเก็บและควบคุมเอกสารมีความยุ่งยาก และมีต้นทุนสูง เสียทั้งเงินค่ากระดาษ อุปกรณ์สำนักงาน ตู้เอกสารและแฟ้มเอกสารมากมาย นอกจากนี้ยังเสียเวลาในการค้นหากว่าจะพบเอกสารที่ต้องการ ถ้ามีพนักงานหยุดงาน ลาออก หรือมีการปรับเปลี่ยนโยกย้าย ก็อาจโชคร้ายหาไม่พบเอกสารที่ต้องการเลย

ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาให้เป็นองค์กรยุคใหม่ที่มีความทันสมัย สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดทั้งต้นทุนและประหยัดเวลา ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร การจัดเก็บ การค้นหา การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจในการบริหารแต่ละกระบวนการในองค์กร นอกจากนี้ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ยังช่วยสร้างระบบรักษาความปลอดภัยจากการสูญหาย และการสูญเสียการเป็นความลับของข้อมูลอีกด้วย

หลักสูตร “การควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ” จึงเป็นหลักสูตรที่จะช่วยทำให้ผู้เข้าอบรมได้เกิดความรู้ความเข้าใจความหมาย ประเภทและรูปแบบของการจัดการและการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อแตกต่างระหว่างการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม กับการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคนิคการเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจ การกำหนดผู้ทำหน้าที่รับผิดชอบระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็คทรอนิคส์ การกำหนดสิทธิ์และการควบคุมการเข้าถึงเอกสารทางอิเล็คทรอนิคส์ ขั้นตอนการใช้งาน และตัวอย่าง ตั้งแต่การกำหนดโครงสร้างเอกสาร การจัดทำ การเพิ่มข้อมูล การค้นหาและเปิดอ่าน การแก้ไขข้อมูล การลบเอกสาร การตรวจสอบสิทธิ์ การกำหนดวันหมดอายุและตัวอย่างการใช้ Application หรือ Software ในการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็คทรอนิคส์

นอกจากนี้ หลักสูตร “การควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ” ยังได้บรรจุเนื้อหาเกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศ Documented Information ตามข้อกำหนด 7.5 ของระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 ไว้อย่างครบถ้วน ทั้งเรื่องการจัดทำและการปรับปรุงให้ทันสมัย Creating and Updating ในข้อกำหนด 7.5.2 และการควบคุมเอกสารสารสนเทศ Control of Documented Information ในข้อกำหนด 7.5.3 ซึ่งจะช่วยให้ระบบเอกสารสารสนเทศขององค์กรมีการจัดการอย่างเป็นระบบ ทั้งการกำหนดประเภทและรูปแบบเอกสาร การกำหนดรหัสแผนก รหัสเอกสาร การขอออกเอกสารใหม่ การขอแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสาร การยกเลิกเอกสารในระบบ และการขออนุมัติทำลายเอกสาร ทั้งนี้ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การดำเนินการแต่ละกระบวนการสามารถบรรลุผลตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย นโยบายและกลยุทธ์ธุรกิจที่กำหนด และยังช่วยให้องค์กรมีการเปลี่ยนแปลงพัฒนาเป็นองค์กรทันสมัย มีระบบเอกสารสารสนเทศที่มีความรวดเร็ว ครบถ้วนและถูกต้อง อันจะช่วยส่งเสริมความได้เปรียบในการแข่งขัน และเป็นองค์กรที่มีความก้าวหน้าอย่างยั่งยืน

วัตถุประสงค์

1.      เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจข้อกำหนดของระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 เกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศ Documented Information ตามข้อกำหนด 7.5 และสามารถนำไปกำหนดแนวปฏิบัติในการจัดการระบบเอกสารสารสนเทศให้เกิดประสิทธิภาพ ทั้งการจัดทำเอกสาร การทำให้ทันสมัย และการควบคุมเอกสารให้ถูกต้อง ครบถ้วน 

2.      เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ ความหมาย ประเภทและรูปแบบของระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เข้าใจข้อแตกต่างระหว่างระบบเอกสารแบบดั้งเดิมกับระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคนิคการเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจ พร้อมตัวอย่างการใช้ Application, Software

3.   เพื่อให้เกิดความเข้าใจและสามารถจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ทั้งการจัดทำ การค้นหา การจัดเก็บ การปกป้องข้อมูล เพื่อให้การทำงานประหยัดเวลา ค้นหาง่าย และมีความปลอดภัย  

วิธีการฝึกอบรม
     ·       บรรยายเนื้อหา หลักทฤษฎี อธิบายตัวอย่างประกอบ
     ·       Workshop เพื่อให้เกิดความเข้าใจและสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง
     ·       Pre-test, Post-test

เนื้อหาหลักสูตร:

บทที่ 1: ข้อกำหนดระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 ที่เกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศ

·       ข้อกำหนด 7.5.2 การจัดทำและทำให้ทันสมัย Creating and Updating  

·       ข้อกำหนด 7.5.3 การควบคุมเอกสารสารสนเทศ Control of Documented Information

·       ประเภทของเอกสาร การกำหนดรูปแบบเอกสารแต่ละประเภท

·       การกำหนดรหัสประเภทเอกสาร รหัสแผนก รหัสเอกสาร

·       การจัดทำทะเบียนเอกสารสารสนเทศในระบบ Master List

·       การจัดทำทะเบียนรายชื่อผู้ครอบครองเอกสาร Holder List

·       การขอออกเอกสารใหม่ การขอแก้ไขเปลี่ยนแปลง และการขอยกเลิกเอกสารโดยใช้ใบ DAR

·       การจัดทำตารางควบคุมบันทึกคุณภาพ และการกำหนดอายุการจัดเก็บบันทึก

·       การจัดทำใบบันทึกประวัติการแก้ไขเอกสารสารสนเทศ Revision Record

·       การควบคุมเอกสารสารสนเทศตามระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 อย่างยั่งยืน

บทที่ 2: ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ความหมายของ “E- Document” และ “Document Management System”

·       ประเภท และรูปแบบของระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ข้อดี-ข้อเสียของระบบการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ข้อแตกต่างระหว่างการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม กับการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       เทคนิคการเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจ

·       การกำหนดผู้มีหน้าที่รับผิดชอบระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ระบบการรักษาความปลอดภัยในการใช้ระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       จุดอ่อน-ข้อควรระวังและทางออกที่สำคัญของการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       เทคนิคการปรับเปลี่ยนจากระบบการควบคุมเอกสารแบบดั้งเดิมมาเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์

บทที่ 3: ขั้นตอนการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์  

·       ข้อกำหนดและมาตรฐานการใช้งานระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       การกำหนดโครงสร้างเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       การจ้ดทำเอกสาร การเพิ่ม การแก้ไขและการลบข้อมูล

·       การค้นหา การเปิดอ่านไฟล์ การแนบไฟล์ การทำสำเนา การกำหนดวัดหมดอายุ

·       การย้ายที่จัดเก็บเอกสาร และการออกจากระบบ

·       การตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้ระบบ และระบบรักษาความปลอดภัย

·       เทคนิคการเลือก Application, Software ในการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ตัวอย่างการใช้งานระบบเอกสารทางอิเล็คทรอนิคส์ด้วย Application, Software

Workshop #1: แบ่งกลุ่มย่อยเป็นทีมในการระดมสมอง โดยให้จัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านการใช้ Application, Software หรือขั้นตอนที่กำหนดเพื่อให้ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์มีประสิทธิภาพ เหมาะกับการใช้งานขององค์กร (เสมือนจริง)

Workshop #2: แบ่งกลุ่มย่อยเป็นทีมในการระดมสมอง โดยให้ทำการวิเคราะห์เปรียบเทียบการทำงานจริงระหว่างการควบคุมเอกสารแบบดั้งเดิม กับระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

ระยะเวลาการฝึกอบรม (Time)   หลักสูตร ONLINE 3 ชั่วโมง เวลา 13.00 – 16.00 น.

รูปแบบการอบรม (Methodology)

1.      Zoom Online Meeting บรรยาย พร้อมยกตัวอย่างกรณีศึกษา สนทนาและตอบข้อซักถาม

2.  เอกสารประกอบการบรรยายจะจัดส่งเป็นไฟล์ PDF ให้ก่อนวันอบรม 2-3 วัน

วิทยากร   อาจารย์กุหลาบ  เจียมจิตรพานิช

ผู้เชี่ยวชาญด้าน

- ระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 การควบคุมคุณภาพ การบริหารความเสี่ยง

- ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ISO14001:2015 การบริหารงานจัดซื้อ การบริหารฝ่ายขายระบบการบัญชีและการสอบบัญชี การวิเคราะห์งบการเงิน การจัดทำงบประมาณ การลดต้นทุน ระบบการบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กร การบริหารคลังสินค้า การเจรจาการค้าระหว่างประเทศ
          - ระบบความปลอดภัยด้านอาหาร  GHPs & HACCP System Revision 5

ประวัติการศึกษา

·       ปริญญาโท : คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยรังสิต

·       ปริญญาตรี : คณะบริหารธุรกิจ สาขาการบัญชี มหาวิทยาลัยรามคำแหง

ประสบการณ์

·       ตัวแทนฝ่ายบริหารระบบการบริหารคุณภาพ (QMR) ISO 9001:2015

·       ตัวแทนฝ่ายบริหารระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม (EMR) ISO 14001:2015

·       ผู้จัดการฝ่ายการบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กร TQM Manager 

·       ผู้จัดการฝ่ายควบคุมคุณภาพ

·       ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายขาย

·       ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

·       ผู้จัดการฝ่ายบัญชี

ความสามารถพิเศษ:  

·       ด้านการเจรจาการค้าระหว่างประเทศ ด้วยภาษาอังกฤษและภาษาญี่ปุ่น ทั้งการนำเข้าและส่งออก

·       ด้านการสนทนาภาษาญี่ปุ่น ทั้งที่ใช้ในชีวิตประจำวัน และใช้ในการทำงาน

กำหนดการ    วันเสาร์ที่ 28 กันยายน 2567
สถานที่           ZOOM ออนไลน์
ราคา              1,500  บาท

• ราคายังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

• นิติบุคคล สามารถหักภาษี ณ ที่จ่าย 3%    

 

รายการค่าลงทะเบียน	ราคา + vat 7%	ราคาหลังหัก ณ ที่จ่าย 3%
: 1 ท่าน	1,500 + 105 = 1,605	1,605 – 45 = 1,560

กรุณาดาวน์โหลดหลักสูตรและใบลงทะเบียนที่นี่ หรือกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มด้านล่างเพื่อลงทะเบียน