หลักการและเหตุผล

          ในยุคที่องค์กรต้องการความรวดเร็ว ความถูกต้อง และภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพ พนักงานเลขานุการและงานธุรการจึงมีบทบาทสำคัญมากกว่าการ “สนับสนุนงาน” แต่เป็น “ผู้ประสานความสำเร็จขององค์กร” การทำงานด้านเลขานุการและธุรการที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้การสื่อสารภายในราบรื่น ลดความผิดพลาด เพิ่มความเชื่อมั่นให้กับผู้บริหาร ลูกค้า และคู่ค้า อย่างไรก็ตาม พนักงานจำนวนมากยังขาดความเข้าใจในบทบาทที่แท้จริง การจัดลำดับความสำคัญของงาน การสื่อสารอย่างมืออาชีพ และการจัดการงานเอกสารอย่างเป็นระบบ

          หลักสูตรนี้จึงออกแบบมาเพื่อพัฒนาทักษะ ทัศนคติ และมาตรฐานการทำงานของเลขานุการและงานธุรการ ให้สามารถทำงานได้อย่างมั่นใจ เป็นระบบ และสร้างคุณค่า เป็นภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร

 

วัตถุประสงค์

1.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจบทบาท หน้าที่ และภาพลักษณ์ของเลขานุการและงานธุรการอย่างมืออาชีพ

2.      เพื่อพัฒนาทักษะการจัดการงานเอกสาร การประสานงาน และการสื่อสารในองค์กร

3.      เพื่อเสริมสร้างทักษะการบริหารเวลา การจัดลำดับความสำคัญ และการทำงานอย่างเป็นระบบ

4.      เพื่อให้สามารถรับมือกับสถานการณ์ปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างเหมาะสมและเป็นมืออาชีพ

5.      เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้บริหารและทีมงาน

 

หัวข้อการสัมมนา

Module 1 : บทบาทเลขานุการและงานธุรการในยุคใหม่ (Professional Mindset)

·        บทบาท หน้าที่ และความสำคัญของเลขานุการและงานธุรการในองค์กร

·        ความแตกต่างระหว่าง “งานธุรการทั่วไป” กับ “เลขานุการมืออาชีพ”

·        Mindset และทัศนคติที่เหมาะสมกับงานเลขานุการ

·        มารยาท บุคลิกภาพ และภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพในการทำงาน

Workshop “เลขานุการในสายตาองค์กร”

Module 2 : ทักษะการจัดการงานธุรการและเอกสารอย่างเป็นระบบ

·        หลักการจัดการงานเอกสาร (รับ–ส่ง–จัดเก็บ–ค้นหา) อย่างมีประสิทธิภาพ

·        การบริหารและจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ

·        การเขียนเอกสารทางธุรกิจ หนังสือราชการ และอีเมลอย่างมืออาชีพ

·        การจัดตารางงาน การนัดหมาย และการสนับสนุนงานผู้บริหาร

·        เครื่องมือช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน

·        แนวทางการนำ AI มาใช้ในงานเพื่อทำให้งานได้ประสิทธิภาพ

Workshop : การเขียนจากสถานการณ์จำลอง (Case Study)

Workshop : การบริหารและจัดเก็บเอกสาร

Module 3 : การสื่อสาร การประสานงาน และการบริการภายในองค์กร

·        หลักการสื่อสารอย่างมืออาชีพกับผู้บริหาร เพื่อนร่วมงาน และหน่วยงานภายนอก

·        การรับคำสั่ง การถ่ายทอดงาน และการติดตามงานอย่างมีประสิทธิภาพ

·        เทคนิคการสื่อสารเชิงบวก ลดความขัดแย้งในการทำงาน

·        การบริการภายใน (Internal Service Mind) สำหรับงานเลขานุการและธุรการ

Workshop Role Play : สถานการณ์การประสานงานกับผู้บริหารและหน่วยงานต่าง ๆ

Workshop Role Play ทักษะการสื่อสาร “พูดอย่างไรให้เข้าใจตรงกัน”

Module 4 : การบริหารเวลาและรับมือสถานการณ์เฉพาะหน้า

·        การจัดลำดับความสำคัญของงาน (Urgent vs Important)

·        เทคนิคการบริหารเวลาในงานเลขานุการและธุรการ

·        การรับมือกับงานเร่ง งานซ้อน และแรงกดดันในการทำงาน

·        การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอย่างมีสติและเป็นมืออาชีพ

Workshop : จัดลำดับงานจากสถานการณ์จริง กรณีศึกษา “งานเร่ง งานด่วน งานแทรก แก้อย่างไรดี”

ตัวอย่าง KPI ในงานเลขานุการและธุรการ

สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน  ถาม ตอบ

·       Reflection /Action Plan แนวทางการปรับและพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง

หมายเหตุ หลักสูตรนี้เน้นการฝึกปฏิบัติ /Workshop เพื่อสามารถปรับใช้ในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ

 รูปแบบการสัมมนา
    1.      การบรรยายแบบมีส่วนร่วม
    2.      กิจกรรมกลุ่ม / ฝึกปฏิบัติ Workshop

กลุ่มเป้าหมาย  พนักงานปฏิบัติงาน หัวหน้างาน/ฝ่าย ผู้จัดการ

ระยะเวลา       1 วัน/รุ่น (09.00 – 16.00 น.)

วิทยากรในการฝึกอบรม          อาจารย์วรรณรีย์  บี้สมบูรณ์

วิทยากรอิสระ และที่ปรึกษาทางธุรกิจ

ด้านงานบริการ การสื่อสารในองค์กร การเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงาน 

การศึกษา
·       ปริญญาโท บริหารธุรกิจมหาบัณฑิต (MBA) มหาวิทยาลัยรามคำแหง
·       ปริญญาโท การบริหารนวัตกรรมการสื่อสาร มหาบัณฑิต มหาวิทยาลัยเกษมบัณฑิต
·       Certificate Customer Service Dynamic / Customer Relation Management
·       Certificate Big Presentation / Train the Trainer
·       Certificate Coach (Thai Coach รุ่น 3)
·       HROD สถาบันบัณฑิตพัฒนาบริหารศาสตร์
·       Certificate International Certificate Trainer Points of you (Israel) Coaching card
·       Certificate Practitioner Points of you (Level 2)
·       Certificate Foundations of Action Learning   
·       Certificate Lead Auditor ISO 9001:2015
·       จิตวิทยาเพื่อเป็นที่ปรึกษาเบื้องต้นและ The Art of Energy Healing