ทุกองค์กรไม่ว่าเป็นหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือธุรกิจเอกชน ล้วนแต่ต้องมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงานแต่ละแผนก แต่ละกระบวนการทั้งสิ้น ดังนั้นการจัดการและการควบคุมเอกสาร จึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก ตั้งแต่การจัดทำ การจัดเก็บ การแจกจ่าย และการควบคุมเอกสาร ซึ่งองค์กรควรจะต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ มิฉะนั้นก็จะส่งผลให้การทำงานแต่ละกระบวนการเกิดปัญหาอุปสรรค และกระทบต่อสมรรถนะการทำงานของกระบวนการนั้นๆ อย่างแน่นอน

ระบบเอกสารสารสนเทศแบบดั้งเดิมที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบัน มักอยู่ในรูปแบบกระดาษ หากองค์กรใดมีเอกสารจำนวนมาก และไม่มีระบบการควบคุมเอกสารที่ดีเพียงพอ ก็จะทำให้การจัดเก็บและควบคุมเอกสารมีความยุ่งยาก และมีต้นทุนสูง เสียทั้งเงินค่ากระดาษ อุปกรณ์สำนักงาน ตู้เอกสารและแฟ้มเอกสารมากมาย นอกจากนี้ยังเสียเวลาในการค้นหากว่าจะพบเอกสารที่ต้องการ ถ้ามีพนักงานหยุดงาน ลาออก หรือมีการปรับเปลี่ยนโยกย้าย ก็อาจโชคร้ายหาไม่พบเอกสารที่ต้องการเลย

ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาให้เป็นองค์กรยุคใหม่ที่มีความทันสมัย สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดทั้งต้นทุนและประหยัดเวลา ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร การจัดเก็บ การค้นหา การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจในการบริหารแต่ละกระบวนการในองค์กร นอกจากนี้ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ยังช่วยสร้างระบบรักษาความปลอดภัยจากการสูญหาย และการสูญเสียการเป็นความลับของข้อมูลอีกด้วย

หลักสูตร “การควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ”  จึงเป็นหลักสูตรที่จะช่วยทำให้ผู้เข้าอบรมได้เกิดความรู้ความเข้าใจความหมาย ประเภทและรูปแบบของการจัดการและการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อแตกต่างระหว่างการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม กับการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคนิคการเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจ การกำหนดผู้ทำหน้าที่รับผิดชอบระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การกำหนดสิทธิ์และการควบคุมการเข้าถึงเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนการใช้งาน และตัวอย่าง ตั้งแต่การกำหนดโครงสร้างเอกสาร การจัดทำ การเพิ่มข้อมูล การค้นหาและเปิดอ่าน การแก้ไขข้อมูล การลบเอกสาร การตรวจสอบสิทธิ์ การกำหนดวันหมดอายุและตัวอย่างการใช้ Application หรือ Software ในการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

นอกจากนี้ หลักสูตร “การควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ” ยังได้บรรจุเนื้อหาเกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศ Documented Information ตามข้อกำหนด 7.5 ของระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 ไว้อย่างครบถ้วน ทั้งเรื่องการจัดทำและการปรับปรุงให้ทันสมัย Creating and Updating ในข้อกำหนด 7.5.2 และการควบคุมเอกสารสารสนเทศ Control of Documented Information ในข้อกำหนด 7.5.3 ซึ่งจะช่วยให้ระบบเอกสารสารสนเทศขององค์กรมีการจัดการอย่างเป็นระบบ ทั้งการกำหนดประเภทและรูปแบบเอกสาร การกำหนดรหัสแผนก รหัสเอกสาร การขอออกเอกสารใหม่ การขอแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสาร การยกเลิกเอกสารในระบบ และการขออนุมัติทำลายเอกสาร ทั้งนี้ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การดำเนินการแต่ละกระบวนการสามารถบรรลุผลตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย นโยบายและกลยุทธ์ธุรกิจที่กำหนด และยังช่วยให้องค์กรมีการเปลี่ยนแปลงพัฒนาเป็นองค์กรทันสมัย มีระบบเอกสารสารสนเทศที่มีความรวดเร็ว ครบถ้วนและถูกต้อง อันจะช่วยส่งเสริมความได้เปรียบในการแข่งขัน และเป็นองค์กรที่มีความก้าวหน้าอย่างยั่งยืน 

วัตถุประสงค์

1.      เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจข้อกำหนดของระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 เกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศ Documented Information ตามข้อกำหนด 7.5 และสามารถนำไปกำหนดแนวปฏิบัติในการจัดการระบบเอกสารสารสนเทศให้เกิดประสิทธิภาพ ทั้งการจัดทำเอกสาร การทำให้ทันสมัย และการควบคุมเอกสารให้ถูกต้อง ครบถ้วน  

2.      เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ ความหมาย ประเภทและรูปแบบของระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เข้าใจข้อแตกต่างระหว่างระบบเอกสารแบบดั้งเดิมกับระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคนิคการเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจ พร้อมตัวอย่างการใช้ Application, Software

3.      เพื่อให้เกิดความเข้าใจและสามารถจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ทั้งการจัดทำ การค้นหา การจัดเก็บ การปกป้องข้อมูล เพื่อให้การทำงานประหยัดเวลา ค้นหาง่าย และมีความปลอดภัย

 

วิธีการฝึกอบรม
       ·       บรรยายเนื้อหา หลักทฤษฎี อธิบายตัวอย่างประกอบ
       ·       Workshop เพื่อให้เกิดความเข้าใจและสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง
       ·       Pre-test, Post-test

เนื้อหาหลักสูตร:

บทที่ 1: ข้อกำหนดระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 ที่เกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศ

·       ข้อกำหนด 7.5.2 การจัดทำและทำให้ทันสมัย Creating and Updating  

·       ข้อกำหนด 7.5.3 การควบคุมเอกสารสารสนเทศ Control of Documented Information

·       ประเภทของเอกสาร การกำหนดรูปแบบเอกสารแต่ละประเภท

·       การกำหนดรหัสประเภทเอกสาร รหัสแผนก รหัสเอกสาร

·       การจัดทำทะเบียนเอกสารสารสนเทศในระบบ Master List

·       การจัดทำทะเบียนรายชื่อผู้ครอบครองเอกสาร Holder List

·       การขอออกเอกสารใหม่ การขอแก้ไขเปลี่ยนแปลง และการขอยกเลิกเอกสารโดยใช้ใบ DAR

·       การจัดทำตารางควบคุมบันทึกคุณภาพ และการกำหนดอายุการจัดเก็บบันทึก

·       การจัดทำใบบันทึกประวัติการแก้ไขเอกสารสารสนเทศ Revision Record

·       การควบคุมเอกสารสารสนเทศตามระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 อย่างยั่งยืน

บทที่ 2: ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ความหมายของ “E- Document” และ “Document Management System”

·       ประเภท และรูปแบบของระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ข้อดี-ข้อเสียของระบบการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ข้อแตกต่างระหว่างการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม กับการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       เทคนิคการเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจ

·       การกำหนดผู้มีหน้าที่รับผิดชอบระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ระบบการรักษาความปลอดภัยในการใช้ระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       จุดอ่อน-ข้อควรระวังและทางออกที่สำคัญของการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       เทคนิคการปรับเปลี่ยนจากระบบการควบคุมเอกสารแบบดั้งเดิมมาเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์

บทที่ 3: ขั้นตอนการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์  

·       ข้อกำหนดและมาตรฐานการใช้งานระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       การกำหนดโครงสร้างเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       การจ้ดทำเอกสาร การเพิ่ม การแก้ไขและการลบข้อมูล

·       การค้นหา การเปิดอ่านไฟล์ การแนบไฟล์ การทำสำเนา การกำหนดวัดหมดอายุ

·       การย้ายที่จัดเก็บเอกสาร และการออกจากระบบ

·       การตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้ระบบ และระบบรักษาความปลอดภัย

·       เทคนิคการเลือก Application, Software ในการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

·       ตัวอย่างการใช้งานระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย Application, Software

 

Workshop #1: แบ่งกลุ่มย่อยเป็นทีมในการระดมสมอง โดยให้จัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านการใช้ Application, Software หรือขั้นตอนที่กำหนดเพื่อให้ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์มีประสิทธิภาพ เหมาะกับการใช้งานขององค์กร (เสมือนจริง)

Workshop #2: แบ่งกลุ่มย่อยเป็นทีมในการระดมสมอง โดยให้ทำการวิเคราะห์เปรียบเทียบการทำงานจริงระหว่างการควบคุมเอกสารแบบดั้งเดิม กับระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

วิทยากร  อาจารย์กุหลาบ เจียมจิตรพานิช
           ผู้เชี่ยวชาญ
       ·    ระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015, ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ISO 14001:2015,
       ·    ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ISO 45001:2018, การควบคุมคุณภาพ Quality Control
       ·    ระบบการจัดการพลังงาน ISO 50001:2018, การบริหารความเสี่ยง Risk Management, การบริหารงานฝ่ายขาย การบริหารงานจัดซื้อ การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กร การบัญชีต้นทุนและการวิเคราะห์ต้นทุน การวิเคราะห์งบการเงิน การจัดทำงบประมาณ การบริหารคลังสินค้า การเจรจาการค้าระหว่างประเทศ
        ·    ระบบการจัดการความปลอดภัยอาหาร GHPs & HACCP System Revision 5-2020

ประวัติการศึกษา
        ·   ปริญญาโท : คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยรังสิต
        ·   ปริญญาตรี : คณะบริหารธุรกิจ สาขาการบัญชี มหาวิทยาลัยรามคำแหง

ประสบการณ์
         ·   ตัวแทนฝ่ายบริหารระบบการบริหารคุณภาพ (QMR) ISO 9001:2015
        ·   ตัวแทนฝ่ายบริหารระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม (EMR) ISO 14001:2015
        ·  ผู้จัดการฝ่ายการบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กร TQM Manager
        ·  ผู้จัดการฝ่ายควบคุมคุณภาพ Quality Control Manager
        ·  ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายขาย Senior Sale Manager
        ·  ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ Purchasing Manager
        ·  ผู้จัดการฝ่ายบัญชี Accounting Manager:

ความสามารถพิเศษ:
        ·   ด้านการเจรจาการค้าระหว่างประเทศ ด้วยภาษาอังกฤษและภาษาญี่ปุ่น ทั้งการนำเข้าและส่งออก
        ·   ด้านการสนทนาภาษาญี่ปุ่น ทั้งที่ใช้ในชีวิตประจำวันและใช้ในการทำงาน

กำหนดการ       วันเสาร์ที่ 30 พฤศจิกายน 2567
สถานที่              โรงแรมเมอเวนพิค สุขุมวิท 15 กรุงเทพฯ

ราคา/ท่าน		Vat 7%	ราคารวม Vat	หัก ณ ที่จ่าย 3%	ราคาหลังหัก ณ ที่จ่าย
ราคาปกติ	4,000	280	4,280	120	4,160
สมาชิก,โอนก่อน 1 สัปดาห์	3,700	259	3,959	111	3,848
3 ท่านขึ้นไป	3,400	238	3,638	102	3,536
5 ท่านขึ้นไป	3,000	210	3,210	90	3,120

 หมายเหตุ     - ค่าลงทะเบียนเข้าร่วมสัมมนาสามารถนำไปลดหย่อนภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ 200%
                  - ราคารวมเอกสารประกอบการสัมมนา, อาหารกลางวัน, น้ำชา-กาแฟ
กรุณาดาวน์โหลดหลักสูตรและใบลงทะเบียนที่นี่  หรือกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มด้านล่างเพื่อลงทะเบียน