ลดต้นทุนในองค์กร เรื่องที่ทุกคนต้องใส่ใจ

สมิต  สัชฌุกร*
*********************************

โดยทั่วไปการสูญเสีย (Loss) และการสูญเปล่า (Waste) จะมีอยู่ในทุกหน่วยงาน สุดแต่ว่าจะมีมากน้อยต่างกัน บางกรณีก็อาจเกิดขึ้นเอง บางกรณีก็เกิดจากการกระทำของคนต่างๆ โดยไม่ตั้งใจ คงมีมากน้อยที่มีบางคนทำให้เกิดความสูญเสีย หรือสูญเปล่าโดยตั้งใจหรือจงใจให้เกิดความเสียหายแก่ส่วนร่วม

ทุกหน่วยงานควรจะมีการสำรวจอย่างละเอียดว่ามีการสูญเสียในเรื่องใด อย่างไร และบันทึกไว้เพื่อแสวงหาความร่วมมือในการป้องกันแก้ไข การรวบรวมข้อมูล และนำมากรองจัดให้เป็นระบบ ก็จะทำให้เรามีสารสนเทศ (information) นำไปใช้วางแผนควบคุมหรือลดความสูญเสียได้เป็นอย่างดี

การสูญเสียโดยทั่วไปในงานสำนักงาน จะสำรวจได้โดยไม่ยากจนเกินไป และผู้ที่จะระบุถึงความสูญเสียได้ดีก็คือ ผู้ซึ่งทำงานอยู่ในแต่ละหน่วยงานนั่นเอง ผู้ใดไม่สามารถระบุว่ามีสิ่งใดสูญเสียบ้างในงานของตน เท่ากับเป็นการสารภาพว่าตนไม่มีความสนใจในงานอย่างเพียงพอ

การสูญเสียที่จะสำรวจพบได้เสมอๆ ในที่ทำงานต่างๆ มีอยู่มากมาย ดังต่อไปนี้

1. น้ำรั่ว หรือเปิดทิ้ง โดยไม่ใช้ประโยชน์

2. กระแสไฟฟ้ารั่ว หรือเปิดทิ้งไว้โดยไม่จำเป็น

3. กระดาษ เครื่องเขียน อุปกรณ์สำนักงาน (ดินสอ ปากกา หมึกพิมพ์) ใช้อย่างฟุ่มเฟือย ไม่คุ้มค่าหรือปล่อยให้สูญเสีย เหลือทิ้ง ทั้งๆ ที่ยังใช้ประโยชน์ได้อีก

4. การใช้โทรศัพท์หรือโทรสาร ในเรื่องส่วนตัวมากเกินความจำเป็น

5. ใช้เครื่องมือ อุปกรณ์ โดยขาดความรู้ทำให้เกิดความเสียหาย

6. ขาดการบำรุงรักษา และการจัดเก็บสิ่งของเครื่องใช้ ทำให้ชำรุด เสียหาย ใช้งานไม่ได้ ต้องซื้อใหม่

7. ใช้สิ่งของไม่ตรงกับงานจนเกิดการเสียหาย หรือไม่คุ้มค่า

8. การสั่งซื้อของมากเกินความต้องการใช้ ทำให้เกิดรายจ่าย (รวมถึงดอกเบี้ย) ในเวลาที่ยังไม่ควรเสีย

9. การทิ้งสิ่งของที่ยังใช้ประโยชน์อื่นๆ ได้อีก

การลดการสูญเสียจะต้องมุ่งเน้นการป้องกันมากกว่าการแก้ไข ในการป้องกันการสูญเสียจะต้องปลูกฝังจิตสำนึกให้ทุกคนในที่ทำงานตระหนักรู้ว่าสิ่งใดควรเสียและสิ่งใดไม่ควรเสีย มีทัศนคติที่ถูกต้องในทางการจัดการ (Proper Management Attitude) ต้องสร้างนิสัยให้เกลียดกลัวการสูญเปล่า จึงจะเกิดการควบคุมตนเอง (Self Control) ในการระงับและป้องกันการสูญเสีย

ในการควบคุมการสูญเสียต้องแก้ไขปรับปรุงทัศนคติที่เห็นการสูญเสีย เป็นสิ่งไม่สำคัญ ซึ่งมักจะแสดงออกด้วยท่าทางและคำพูดทำนองว่า “เสียนิดหน่อยเอง” “จะหมดเปลืองไปซักเท่าไหร่” “แค่นี้บริษัทไม่เจ๊งหรอก” ครั้นอธิบายให้ฟังว่าเสียนิดหน่อย แต่เสียบ่อยๆ ก็รวมเป็นความสูญเสียจำนวนมากได้ ผู้ซึ่งไม่มีความคิดทางการจัดการก็จะหัวเราะและถือเป็นเรื่องเล็ก

การควบคุมความสูญเสียต้องกำหนดมาตรการที่จะช่วยกำจัด และแก้ไขปัญหาการสูญเสียด้วยการกำหนดมาตรฐานขึ้นไว้เป็นหลัก และมีการติดตามกำกับดูแลให้ปฏิบัติอยู่ในมาตรฐาน มีการเปรียบเทียบสิ่งที่กระทำและสิ่งที่เกิดขึ้นกับมาตรฐานและประเมินให้ได้ว่ามีการเบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานอย่างไร เพื่อที่จะปรับปรุงแก้ไข มิฉะนั้นจะกลายเป็นการควบคุมเพื่อจับผิด ซึ่งไม่มีใครชอบ

การควบคุมการสูญเสีย อาจใช้มาตรการ ดังนี้

1. อำนาจทางการบริหาร

2. ระบบรายงาน

3. การสังเกตการณ์

4. การตรวจสอบ

5. ระบบงบประมาณ

6. ระบบสิ่งจูงใจ

7. กระบวนการทางสถิติ

8. การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน

การควบคุมมีหลักการที่สำคัญ ซึ่งต้องดำเนินการอย่างจริงจัง ดังนี้

1. กำหนดสิ่งที่ต้องควบคุมให้ชัดเจน

2. กำหนดวิธีการควบคุมที่เหมาะสม

3. กำหนดแนวทางปฏิบัติในการควบคุมและระยะเวลา

4. ส่งเสริมให้ผู้ปฏิบัติงานร่วมมือ และมีความรับผิดชอบควบคุมตนเอง

สิ่งที่จะควบคุมต้องพิจารณาจากลักษณะงานซึ่งมีไม่เหมือนกัน ดังนั้น ต้องกำหนดสิ่งที่จะควบคุมให้เหมาะสมจึงจะสามารถควบคุมได้ดี โดยทั่วไปสิ่งที่จะควบคุมจะมีดังนี้

1. ปริมาณ

2. คุณภาพ

3. ต้นทุน/ค่าใช้จ่าย

4. เวลา

5. วิธีการ

6. พฤติกรรม

ในการควบคุมจะต้องมีการติดตามผล (follow-up) มิฉะนั้นก็จะเป็นการควบคุมอย่างไม่หวังผล หรือไม่มีการควบคุมที่แท้จริง ดังคำกล่าวที่ว่า “NO FOLLOW UP, NO CONTROLLING”

การประหยัดการเคลื่อนไหว

การประหยัดการเคลื่อนไหว เป็นเทคนิคอย่างหนึ่งในการลดการสูญเปล่าต่างๆ การทำงานใดๆ ก็ดี จะไม่มีวิธีการทำงานที่ดีที่สุดในโลก แต่จะมีวิธีที่ดีกว่า ง่ายกว่า หากแต่ยังค้นไม่พบเท่านั้น

ในเรื่องการประหยัดการเคลื่อนไหว ผู้ที่เป็นช่างจะทราบดีว่าการทำงานอะไรต่างๆ นั้นถ้าหากทำให้ถูกท่าทางแล้ว นอกจากจะได้งานแล้ว ยังช่วยให้ทำงานได้นานด้วย

การประหยัดการเคลื่อนไหวนี้ เน้นหนักไปในเรื่องความสำคัญของการใช้ร่างกายของมนุษย์ ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนการทำงาน แบ่งได้เป็น 3 ตอน

1. การเตรียมการก่อนลงมือปฏิบัติงาน

2. ลงมือปฏิบัติงาน

3. การเก็บเครื่องมือเครื่องใช้และอื่นๆ เมื่อทำงานเสร็จแล้ว

วัตถุประสงค์ของการประหยัดการเคลื่อนไหว

1.  เพื่อให้ได้ผลงานมากที่สุด

2.  เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานเหนื่อยน้อยที่สุด และมีการเคลื่อนไหวในการปฏิบัติงานน้อยที่สุด

3.  เพื่อให้การเคลื่อนไหวเป็นธรรมชาติที่สุด

4. เพื่อให้แนวหรือเส้นทางการเคลื่อนไหวสะดวกต่อการปฏิบัติงาน

5. เพื่อหาวิธีการใช้เครื่องทุ่นแรงที่เหมาะสม

ประโยชน์ในการปรับปรุงแบบฟอร์ม

1. เพื่อให้การปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือสะดวกและง่ายแก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน

2.  เพื่อประหยัดเวลาและแรงงาน

3. เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อ

ประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ

1. ก่อให้เกิดมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสารที่ถาวร

2. เจ้าหน้าที่จะปฏิบัติงานในความรับผิดชอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. การติดต่อสื่อสารระหว่างกันและกันเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว

4. สะดวกต่อการค้นหาเพื่อวิจัยและประเมินผล

5. เป็นการง่ายที่พิจารณาว่าเอกสารเรื่องใดมีคุณค่าต่อการที่จะเก็บไว้นานๆ หรือควรทำลาย

6. เกิดการประหยัดทั้งเงินและเวลา

การลดค่าใช้จ่าย

ในการพิจารณาลดค่าใช้จ่ายจะต้องคำนึงถึงผลได้ผลเสียให้รอบคอบ การลดค่าใช้จ่ายบางอย่างอาจส่งผลเสียมากกว่าผลดี เช่น ลดค่าใช้จ่ายที่เป็นงบประมาณเพื่อการลงทุน งบประมาณป้องกันอุบัติภัย งบประมาณพัฒนาพนักงาน จะต้องลดค่าใช้จ่ายที่ฟุ่มเฟือย ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นจริงๆ

การลดปริมาณงานที่ไม่จำเป็น

ความเข้าใจที่ผิดซึ่งปรากฏให้เห็นทั่วไป คือการที่มุ่งจะทำงานโดยคำนึงถึงแต่ปริมาณงาน หมายถึงขยันขันแข็งทำงานให้มากเข้าไว้ แต่มิได้พิจารณาถึงด้านคุณภาพของงานหรือผลที่เกิดจากงานว่ามีความเหมาะสมและจำเป็นเพียงใด

งานสำนักงานเป็นงานที่มีคนนั่งโต๊ะทำงานประจำ การเพิ่มประสิทธิภาพจะต้องยึดหลักการทบทวนตนเองและหาวิธีการทำงานให้ได้ผลงานเท่าเดิม หรือโดยที่พิจารณาตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไป ตัวอย่าง เช่น

· ลดการทำงานล่วงเวลา 30%

· ลดงานเอกสาร 30%

· ลดการจัดเก็บเอกสาร 30%

การลดการทำงานล่วงเวลา

โดยปรัชญาและโดยเจตนารมณ์ของกฎหมายจะไม่ส่งเสริมให้มีการทำงานล่วงเวลาโดยไม่จำเป็นและไม่ได้รับความยินยอมจากลูกจ้าง

การทำงานล่วงเวลาควรมีหลักการกำหนดไว้เป็นกรอบหรือแนวทางปฏิบัติว่า เมื่อใดจึงควรพิจารณาให้มีการทำงานล่วงเวลา นั่นคือ การกำหนดนโยบายการทำงานล่วงเวลา เป็นมาตรฐานควบคุมการทำงานล่วงเวลา

การลดงานเอกสาร

- ใช้กระดาษ A4 เพื่อประหยัดส่วนที่ไม่ได้ใช้ตอนล่างเพราะข้อความไม่มาก

- ลดเอกสารอ้างอิงให้มีเฉพาะที่จำเป็น

- ลดการพิมพ์ให้มีเฉพาะที่จำเป็น

- เขียนด้วยมือแทนการพิมพ์ในงานบางลักษณะที่เป็นการภายใน

- หยุดซื้อตู้เอกสาร เพราะกินเนื้อที่สำนักงานทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

- เก็บข้อมูลสำคัญใน PC เพราะไม่เปลืองที่จัดเก็บเอกสารและเรียกหาข้อมูลได้รวดเร็ว

การลดการจัดเก็บเอกสาร

- กำหนดลักษณะเอกสารที่จะเก็บ

- กำหนดจำนวนเอกสารที่จะเก็บ

- ลดสำเนา (เจ้าของเรื่องเก็บคนเดียว)

- กำหนดอายุเอกสารอาจจะเป็น 1-6-12 เดือน แล้วแต่กรณี

- เลิกคิด และเลิดพูดคำว่า “เอาไว้ก่อน”

สิ่งที่จะลดค่าใช้จ่ายให้แก่หน่วยงานได้

1. เปิด – ปิดไฟ เป็นเวลา (แอร์)

2. ใช้กระดาษ Recycle

3.  มี Standard Stationary List กำหนดราคา Spec ไม่ให้สูงเกินไป

4. ใช้ E-mail แทน Fax

5. ใช้เศษกระดาษแทน Post-it note

6. กำหนดให้มีจุดใช้อุปกรณ์เครื่องเขียนชุดเดียวกันใน 1 แผนก เช่น กรรไกร ที่เจาะกระดาษ กาว

7. โดยใช้กระดาษทั้ง 2 หน้า

8.  เก็บกระดาษที่ใช้แล้วนำไปขาย โดยไม่ขยี้กระดาษ

9.  การแจกจ่ายเอกสารควรใช้ Copy 1 ชุด โดยการส่งเวียนเอกสาร

10. ปิดคอมพิวเตอร์หลังเลิกใช้งานแล้ว

11. ปิดแอร์หลักเลิกใช้งานแล้ว

12. ลดการใช้สารเคมี

13. ในการถ่ายเอกสารควรถ่ายทั้ง 2 หน้า

14. ปิดไฟ คอมพิวเตอร์ ช่วงเที่ยง

15. ใช้ปากกา ดินสอ ให้หมดด้ามก่อนเบิกแท่งใหม่

16. ทำกระดาษโน้ตใช้เองจากเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว

17. ใช้ผ้าเช็ดมือในห้องน้ำไว้เช็ดมือแทนกระดาษทิชชู

18. โทรศัพท์ติดต่องานต่างประเทศในช่วงราคาประหยัด (ถ้าทำได้)

19. ส่ง Fax แทนการคุยทางโทรศัพท์ทางไกล สำหรับระยะยาวๆ + ซับซ้อน

20. ใช้ Printer ร่วมกันหลายๆ คน หลายๆ แผนก

21. ใช้คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องถ่ายเอกสารร่วมกัน

22. นำแฟ้มที่ใช้แล้วมาใช้ใหม่

23. นำ flash drive ที่ Save ข้อมูลเก่า มาลบข้อมูลออก แล้วใช้ใหม่

24. กระดาษถ่ายเอกสาร สามารถนำมา Recycle ได้

25. เปิดแอร์ก่อนเริ่มงานประมาณ 10 นาที

26. ปิดน้ำให้สนิท

27. กระดาษทิชชู ในห้องน้ำใช้เท่าที่จำเป็น

28. เก็บเอกสารที่เป็นตัวจริง

29. ไม่ใช้โทรศัพท์คุยเรื่องส่วนตัวนาน/บ่อยเกินไป

30. ไม่พยายามค้างงานเพื่อทำ O.T. ควรทำให้เสร็จในเวลางาน หรือถ้าเป็นงานที่ไม่เร่งด่วนก็เก็บไว้ในวันต่อไป (พยายามอย่าข้ามวัน)

31. ใช้หลอดประหยัดไฟ

32. เปลี่ยนจากก๊อกแบบปิด-เปิดเอง มาเป็นก๊อกแบบปิดอัตโนมัติ

33.  เลือกใช้แอร์ (จำนวน BTU) ให้เหมาะสมกับขนาดห้องและจำนวนคน

34. ขึ้น-ลง ลิฟท์ 1-2 ชั้น ใช้บันไดแทนการใช้ลิฟท์

35. ไม่ขึ้นลิฟท์คนเดียว ควรโดยสรไปในจำนวนที่พอเหมาะ เพื่อการประหยัด

36. เปิด – ปิด ไฟ เท่าที่จำเป็น หรือใช้งานจริงๆ

37. ดินสอไม้ที่สั้นๆ ให้นำปลอกปากกามาสวมทับให้จับได้ถนัดใช้งานต่อไปได้จนหมดแท่ง

38. ซองหมุนเวียนเอกสารภายในบริษัท ให้ทำฟอร์ม CIRCULATION ปิดทับ เพื่อใช้เวียนได้หลายครั้งขึ้นไป

39. งานที่ไม่จำเป็นต้องไปติดต่อด้วยตนเอง ก็ใช้ระบบโทรศัพท์แทนเพื่อประหยัดเวลา ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

40. เอกสารที่ไม่จำเป็นต้องมีทุกหน่วยงาน เนื่องจากเป็นเรื่องแจ้งเพื่อทราบเท่านั้น อาจใช้ระบบการปิดบอร์ดประกาศ หรือเวียนให้แต่ละแผนกทราบ

41. ใช้ประตูกั้น ใช้ระบบล้อเลื่อน แทนใช้ประตูเปิดปิดอัตโนมัติในช่วงเวลา เช้า กลางวัน เย็น เนื่องจากต้องใช้กระแสไฟฟ้า ในการเปิด-ปิดมากและบ่อยครั้งโดยไม่จำเป็น

42. ลดค่าใช้จ่ายการใช้โทรศัพท์ โดยใช้ระบบ Pass Word หรือมีการลง Record การใช้ส่วนตัว

43. บำรุงรักษาเครื่องใช้ไฟฟ้าต่างๆ อยู่เสมอ

44. จัดอบรมให้พนักงานมีจิตสำนึกในการสูญเสีย โดยการรณรงค์ภายในบริษัท ติดป้าย ให้ทั้งโรงงาน

45. ปิดไฟในห้องน้ำ เมื่อไม่มีคนอยู่

46. UPC คอมพิวเตอร์ไม่ควรเปิดทั้งไว้หลังเลิกงาน

47. ลดความแรงก๊อกน้ำอ่างล้างมือ ล้างหน้า

48. กด SAVE ไฟเครื่องถ่ายเอกสาร

49. ปากกาไวท์บอร์ดสามารถเติมหมึกได้ ไม่ต้องซื้อตัวด้ามใหม่บ่อยๆ

50. แปรงลบกระดานไวท์บอร์ด ล้างให้สะอาดแล้วใช้ใหม่ได้

-------------------------------------------------------
*สมิต สัชฌุกร ผู้เชี่ยวชาญ ด้าน HR 
จบการศึกษา จากคณะนิติศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้รับรางวัลศิษย์เก่าดีเด่น จากทั้งธรรมศาสตร์ (2549) และจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (2539)
ประสบการณ์การทำงาน ท่านทำงานมาหลากหลาย หน้าที่ เช่น อาจารย์ประจำคณะนิเทศศาสตร์ จุฬาฯ หัวหน้าส่วนพัฒนาบุคคล และฝึกอบรม ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด ประธานกรรมการบริษัท แมเนจเม้นท์ลิงค์ จำกัด
ด้านกิจกรรมทางสังคมและวิชาชีพ เป็นนายกสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย นายกสมาคมพัฒนาบุคคลและวิชาชีพ นายกวาทสมาคมแห่งประเทศไทย และอุปนายกสมาคมนักประชาสัมพันธ์แห่งประเทศไทย